Вопросы, которые следует задать при покупке системы управления коллекцией

Совершаете ли вы свою первую покупку системы управления сбором или переходите на новое решение, важно собрать информацию, чтобы принять взвешенное и уверенное решение.

Каждый день мы разговариваем по телефону с организациями, которые ищут систему управления коллекциями произведений искусства. Мы разговаривали с учреждениями всех размеров со всеми типами объектов для каталогизации — семейными поместьями, университетами, больницами, отелями, аэропортами, творческими коллективами и т. д. Мы заметили тенденцию к распространению общих вопросов, которые нам задают здесь, поэтому мы решил поделиться ими, а также некоторыми нашими ответами. Надеюсь, они помогут вам в поиске платформы управления коллекцией. 

Является ли система управления коллекцией облачной?

Современным коллекциям нужны современные инструменты, а это означает онлайн-функциональность. Чтобы наилучшим образом заботиться о своих произведениях искусства, предоставьте себе возможность доступа, добавления и редактирования записей, а также обмена информацией с мобильной платформы. Облачные системы доступны в любом месте на любом устройстве, независимо от того, используете ли вы ПК, настольный компьютер, ноутбук или iPad.

Другие преимущества онлайн-инструментов управления коллекцией: Если вы решите сменить оборудование — скажем, купите новые компьютеры для команды — у вас не будет проблем с доступом в будущем. Кроме того, поскольку ваша информация хранится в Интернете, вы не потеряете данные в случае сбоя компьютеров или программ.

Могу ли я загрузить документы?

Крайне важно иметь наготове сведения о происхождении и финансовые отчеты по причинам страхования. Убедитесь, что вы можете загружать изображения, каталоги-резоне, сертификаты подлинности, акты купли-продажи и другие документы по сделкам и прикреплять их к записям объектов.

Чтобы сохранить культурные объекты, вам также необходимо иметь легкодоступные планы лечения, отчеты о состоянии и заметки реставратора. Вот хитрость: найдите систему, в которой есть отслеживание технического обслуживания, чтобы вы могли записывать контакты, расходы и напоминания. 

Как я могу отслеживать, где находятся мои работы?

Управление местоположением является ключом к уходу за коллекциями. Независимо от того, находятся ли ваши работы на месте, на складе или путешествуют взаймы, вы захотите знать, где они находятся, для собственного спокойствия, а также из соображений безопасности и страховки. Найдите систему управления коллекциями, которая обеспечивает отслеживание местоположения и выставок. Возможность создавать коллекции также помогает группировать работы и отслеживать такие события, как временные выставки или кредиты.

Как я могу безопасно делиться информацией с другими? 

Есть несколько способов ответить на этот вопрос.

Во-первых, вы можете найти план с несколькими пользователями, чтобы другие люди в вашей организации могли одновременно вносить свой вклад в учетную запись — лицензии не требуются. Это отлично подходит для координации выставок или общения между коллекциями и их хранителями. Некоторые платформы, например, позволяют вам предоставлять статус только для просмотра, что полезно для исполнительных руководителей или членов совета директоров.

Еще один способ обмена информацией — создание отчетов. Существует множество вариантов систем управления коллекциями, но вот несколько примеров: инвентарные ведомости, отчеты о продажах, этикетки, отчеты об обслуживании и контрольные списки выставок. Поскольку все ваши изображения, информация об элементах, документы и т. д. хранятся в одном месте, вам не нужно тратить время на поиск в папках на рабочем столе или вложениях электронной почты для создания ресурсов для совместного использования.

Полезная функция для поиска — онлайн-комната для просмотра ваших работ. Благодаря простому интерфейсу вы можете легко выбрать свои работы и создать коллекцию. Затем пригласите своих соавторов в частную онлайн-галерею ваших работ. 

Могу ли я перенести свои данные из старой системы?

Скорее всего, у вас есть данные в устаревшей системе или электронной таблице. Не позволяйте страху переноса данных помешать вам перейти на лучшее решение. В некоторых программах есть команды, которые помогут вам легко безопасно перенести данные в новую систему. Например, каждый план организации включает бесплатный импорт данных. 

Есть ли скрытые платежи? 

Вы не хотите быть в дорогостоящих долгосрочных отношениях с вашим поставщиком системы управления коллекцией. Могут взиматься сборы, такие как обучение, поддержка или внедрение. Вещи не должны быть сложными или завышенными. Найдите систему управления коллекциями, которая настолько проста в использовании, что не требует обучения. 

Как мои данные защищены?

Если вы выберете облачную систему, вам не нужно беспокоиться о безопасности. Безопасность корпоративного уровня и программная избыточность также обеспечивают защиту ваших данных без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Что произойдет, если продавец уйдет из бизнеса?

Ни один бизнес не хочет видеть свой конец. Но с устаревшими системами, которые едва функционируют и выживают, и приобретениями, которые уводят людей, полезно знать ваши варианты. Убедитесь, что вы можете загрузить свои данные в любое время.

Интегрирован ли в систему общедоступный элемент? И можно ли его встроить на мой сайт?

Доступ является ключевым термином в уходе за коллекциями. В этой глобальной экономике становится все более важным поделиться своим культурным наследием с миром. Вот почему Artwork Archive предлагает и формат . Люди могут просматривать произведения искусства по коллекции, имени художника или местоположению с расширением . 

Вам не нужно управлять двумя разными базами данных или полагаться на свою ИТ-команду или веб-команду для обновления вашего веб-сайта. Вы можете встроить на свой сайт без двойной записи.

В нашей нынешней глобальной ситуации с пандемией крайне важно найти способы вывести ваше художественное учреждение в онлайн и сделать произведения искусства доступными. Мы не знаем, что ждет общественность в будущем, но мы знаем, что создание и распространение онлайн-выставок — это простой способ сохранить актуальность и продолжать поддерживать художественное сообщество.

Как лучше всего начать? чтобы увидеть все эти инструменты ухода за коллекциями в действии.