Умное коллекционирование произведений искусства: обязательные документы по сделке

Будучи коллекционером произведений искусства, стоит быть организованным.

Буквально, это окупается получить сопроводительную документацию во время покупки изобразительного искусства и предметов коллекционирования. Эти документы помогут вам в управлении вашими финансами и планировании недвижимости.

Во-первых, документация по объекту будет поддерживать подлинность и переход четкого юридического титула, доказывая ценность вашего объекта и повышая ваши шансы на получение положительной отдачи от ваших инвестиций. 

Ниже приведен контрольный список документов, которые следует учитывать при запросе любой покупки, будь то приобретение объекта через дилера, галерею, арт-консультанта или частную продажу. Все документы должны быть запрошены у продавца в момент совершения сделки.

Отчет о происхождении

При совершении предмета искусства или другой коллекционной покупки необходимо иметь на руках отчет о происхождении, который должен включать следующее:

• Прошлые сделки и выставочная история.
• Имена людей — компаний, аукционных домов, дилеров или галерей, — которые могли принимать участие в сделке с объектом.
• Dставки и места каждой транзакции.

Помимо фактов о прошлом объекта, он также может включать истории и слухи об истории. Даже если нет документов, подтверждающих эту историю, она может стать отправной точкой для дальнейших исследований.

История выставки, хотя и не включает информацию о транзакциях, будет включать местонахождение объекта в определенный момент времени. Эта информация может включать музейные или галерейные выставки. Если объект был включен в публичную выставку в музее, велика вероятность, что он также был опубликован в каталоге выставки, который можно найти через . Выставка в галерее могла привести к продаже предмета. Галереи иногда публикуют каталоги выставок, в которых может быть указан объект.

Некоторые отчеты о происхождении являются неполными, могут выделять только основные коллекции, в которые был включен объект, или перечислять «частную коллекцию». Отчет о происхождении всегда следует дополнительно исследовать, даже если он исходит от крупного аукционного дома или дилера. Чтобы узнать больше об исследованиях происхождения, обратитесь к статье Artwork Archive. .

Векселя о продаже

При совершении покупки произведений искусства или других предметов коллекционирования все купчие, включая текущую транзакцию и любые прошлые транзакции, должны быть на руках.

Получить прошлый счет купли-продажи может быть сложно, но можно сделать запрос на отредактированный, что означает, что любая конфиденциальная информация может быть отредактирована. Детали прошлых продаж, которые кажутся незначительными, на самом деле могут иметь значение, например, где в последний раз было куплено произведение искусства или дата последней транзакции.

Будь осторожен. Этот тип информации, указанный во вторичных источниках, не является доказательством транзакции. Оригинальные документы, такие как купчие, являются ключом к раскрытию информации о прошлых транзакциях.

Вы можете загружать счета на продажу, чтобы ваши бухгалтеры и юристы всегда имели доступ к этим ключевым финансовым документам во время налогового сезона и планирования недвижимости.

Литература

В продажу должна быть включена вспомогательная литература, включая списки статей, каталоги выставок, списки каталогов-резоне и любые источники, в которых упоминается объект. Копии статей и литературных источников, в которых упоминается объект, затребованы.

Отчет о состоянии

Запросите также недавний отчет о состоянии. Отчет должен быть заполнен консерватором и включать тип объекта, дату осмотра, размеры, описание, состояние, свидетельства предыдущего ремонта, коррозию, состояние носилок и рамы, хрупкие или поврежденные поверхности и любые незакрепленные или отсутствующие детали.

Мы рекомендуем хранить этот отчет у себя, чтобы консерваторы и реставраторы могли должным образом поддерживать ваше произведение искусства.

Оценка

Недавний отчет об оценке, соответствующий требованиям USPAP (Единые стандарты профессиональной практики оценки), также должен быть включен в вашу покупку. Сертифицированного оценщика USPAP можно найти в любой из оценочных организаций, таких как , или . Оценку также могут проводить крупные аукционные дома и частные оценочные компании.

Проверка потери произведений искусства

Документ, свидетельствующий о том, что была проведена проверка на предмет утраты произведений искусства, станет доказательством должной осмотрительности, чтобы выявить, был ли объект зарегистрирован как украденный или утерянный. Есть несколько компаний, которые предоставляют эти услуги, в том числе .

Фото

Убедитесь, что высококачественные изображения передней и задней части объекта сопровождают покупку. Запросите изображения с любыми подписями, надписями или ярлыками, которые могут предоставить информацию о прошлом местонахождении объекта и действовать как линза в подлинности объекта.

Сохраните данные в Artwork Archive

После того, как вся документация по объекту собрана, вы можете сохранить ее в онлайн-системе управления коллекцией, например .

Преимущество хранения этой информации в сети состоит в том, что вам не нужно беспокоиться о том, что стихийные бедствия могут уничтожить вашу документацию; физические записи могут исчезнуть в результате пожаров и наводнений. Вы можете легко обмениваться документами с теми, кто играет роль в управлении вашими инвестициями — финансовыми консультантами, адвокатами, реставраторами, консультантами по искусству и т. д. И эти записи всегда будут доступны для тех, кто управляет вашим имуществом.

чтобы приступить к оцифровке и систематизации документов вашей коллекции.