Советы по проведению онлайн-панели по отбору исполнителей

Слева направо, сверху вниз: Дэйв Ван Паттен, Современный Прометей; Просс, Голубые достопримечательности; Жасмин Атиенса, Последняя остановка; Кристина Амбриз, Стена из бетона; Джозеф Лоза, Память и перспектива; Эрик Альманза, Путешествие домой. Узнать больше .

«Руководство онлайн-группой по отбору исполнителей прошло гладко и принесло ряд неожиданных положительных результатов», — делится Майя Эмсден из

Мы все приспосабливаемся к удаленной работе, пытаясь продвигать проекты вперед. LA Metro Arts & Design for Art-in-Transit не позволила приказам о размещении на месте помешать им созвать (виртуально) и провести успешную комиссию по отбору художников. Шоу должно продолжаться!

Metro Art повышает качество обслуживания клиентов с помощью инновационных, отмеченных наградами программ визуального и исполнительского искусства, которые поощряют пассажиропоток и объединяют людей, места и районы по всему округу Лос-Анджелес. В растущую систему метро интегрирован широкий спектр произведений искусства для конкретных мест, улучшая визуальное качество транзитной среды и создавая ощущение места. Их многогранные художественные программы, от фотоинсталляций до плакатов на борту, арт-туров и живых выступлений, добавляют яркости и вовлекают сообщества по всему Лос-Анджелесу.

Сотрудники Metro Arts & Design щедро поделились советами по планированию, тестированию и настройке онлайн-панели выбора исполнителей. 

Изучите программное обеспечение для онлайн-совещаний и варианты подключения по телефонной линии.

Запустите внутренние тесты, чтобы сузить выбор. Сотрудники Metro Arts & Design изучили и протестировали Skype для бизнеса, Microsoft Teams, Zoom и GoToMeeting. В итоге они остановились на Microsoft Teams.

Проведите тестовую встречу. 

Проведите тестовую встречу с каждым артистом и всеми участниками дискуссии в выбранном вами программном обеспечении. Таким образом, вы можете заранее узнать, является ли конкретное соединение медленным, что влияет на качество звука и изображения во время встречи. 

Тестирование важно не только для решения технических проблем с установкой программного обеспечения, микрофонов, динамиков и Интернета, но и для акклиматизации пользователей, чтобы обеспечить комфорт, простоту и знакомство с удаленным методом. 

Заранее определите роли и обязанности.

Вот некоторые роли, которые вы можете назначить:

«Хозяин» направляет панель, задает тон и направление, а также дает представление.

«Фасилитатор» понимает программное обеспечение, наблюдает за лобби, чтобы допустить участников, и делится своим экраном с каждой предварительно загруженной презентацией.

«Писец» делает заметки, документирует посещаемость и ведет учет времени. Помните, что в этом формате может быть трудно привлечь внимание к времени или представлению, не прерывая. 

Координируйте свои действия с каждым выступающим художником.

Во время тестирования решите с художником, кто будет делить экран и «водить» презентацию. Выберите слово/подсказку вместе с художником, чтобы инициировать перелистывание страниц, например «далее». Протестируйте все предполагаемые типы файлов (PPT, PDF, JPG, MP4) с демонстрацией экрана, чтобы убедиться, что страницы меняются по сигналу и воспроизводится видео. Это также хорошее время, чтобы напомнить артисту о расписании и сроках презентации. 

Работа Нобухо Нагасавы. Изображение предоставлено: Хайди Зеллер (Метро Лос-Анджелеса)

Имейте планы на случай непредвиденных обстоятельств.

Чтобы предотвратить проблемы с Интернетом, имейте способ позвонить по телефону и продолжить. 

В случае проблем с программным обеспечением протестируйте альтернативный вариант. 

По вопросам планирования имейте список прямых телефонов и адресов электронной почты участников. 

И не забудьте сообщить участникам планы на случай непредвиденных обстоятельств. 

Рассмотрите эти особенности для вашей панели. 

Если между участниками дискуссии и/или артистами важна анонимность, изучите элементы управления конфиденциальностью и обменом данными на онлайн-платформе. Рассмотрите возможность настройки отдельных встреч в календаре с информацией о собрании, чтобы скрыть электронные письма участников. 

Включите функции «лобби» или «зал ожидания», чтобы контролировать вход артистов. Так вы избежите подслушивания и нежелательных гостей. 

Установите альтернативный канал для обсуждения между теми, кто управляет панелью, например групповой текст или другое программное обеспечение для чата (например, Slack), для частного логистического общения, не прерывая панель. 

Подготовьтесь заранее к встрече. 

Создавайте оценочные листы и тестовые формулы для любых взвешенных расчетов. 

Раздайте файлы предложений участникам дискуссии. Это дает им возможность просматривать изображения с более высоким разрешением, чем на общем экране, особенно для видео. И если вам придется прибегнуть к методу вызова, у каждого будет копия, которой можно следовать. Это также помогает установить четкие и строгие сроки для окончательных версий файлов с предложениями исполнителей.

Вы можете легко создать PDF-файл в формате . Просто выберите работы и информацию, которыми вы хотели бы поделиться. Включены изображения в высоком разрешении, и их можно распространять из вашей учетной записи Artwork Archive. Вы можете узнать больше.

Примите решение о записи встречи и, в качестве любезности, уведомите участников. 

Лос-Анджелес Метро рекомендует не записывать, так как распространение может быть трудно контролировать, и это может вызвать беспокойство у участников. 

Отправьте электронное письмо с напоминанием и этикетом, которое включает в себя повестку дня и устанавливает ожидания, например, как следует входить и выходить из комнаты, когда обсуждать, когда будут перерывы, отключение звука или другие настройки, а также будут ли какие-либо наблюдатели (кто будет в комнате). 

В день панели рассмотрите эти шаги. 

1. Распространите список контактов внутри внутренней команды, чтобы вы могли легко связаться в случае технических проблем или проблем с расписанием. 

2. Отключите все уведомления, напоминания календаря и оповещения в день работы панели. Это также хорошее напоминание всем участникам о том, что следует избегать фонового шума. 

3. Фасилитатор должен проверить, чтобы все файлы были правильно отсортированы в общих папках на рабочем столе (исполнитель 1, 2, 3), для легкого доступа и сохранения анонимности. Вы также можете использовать коллекции в своей учетной записи Artwork Archive. 

4. Убедитесь, что ни одна из программ не запускает новые обновления во время панельных презентаций. 

5. Вместо регистрационного листа периодические снимки экрана могут документировать посещаемость. 

6. Напомните участникам правила этикета. Это может включать в себя: не использовать общий чат и заметки о встречах (чтобы избежать чрезмерного или контролируемого обсуждения предложений), включать камеры для знакомства (в качестве утешительной вежливости), выключать микрофоны, когда вы не говорите (чтобы уменьшить фоновый шум). , использовать наушники, если они создают эхо, и снова называть свое имя, задавая вопросы. 

7. Предоставьте группе краткую информацию о целях сайта, проекта и художественного оформления. Скорее всего, у всех на уме очень многое, поэтому переориентация может быть очень полезной и предоставляет участникам дискуссии форум, на котором они могут задать уточняющие вопросы, прежде чем начать. 

8. Сообщите участникам дискуссии, когда новый человек/исполнитель входит/выходит из комнаты. Предложите им представиться новому исполнителю. Сообщите всем, когда они могут начать обсуждение презентации. 

9. Говорите медленно и спокойно. Цифровой формат может привести к более быстрому темпу. 

10. Будьте осторожны, отключите демонстрацию экрана между презентациями. Дайте немного времени для переключения между файлами и дайте участникам дискуссии порастягиваться, прежде чем допустить следующего артиста в цифровую комнату. 

11. Для подсчета баллов напомните участникам дискуссии о необходимости делать записи в своих оценочных листах. После презентаций участники дискуссии могут обсуждать и зачитывать вслух свои оценки, а фасилитатор может добавлять оценки в сводную таблицу во время демонстрации экрана. Это позволяет экспертам наблюдать за автоматическим расчетом оценок и вести переговоры до тех пор, пока не будет достигнут консенсус. 

Работа Дэниела Дж. Мартинеса. Фото: Хайди Зеллер (Метро Лос-Анджелеса)

Вот несколько советов, как упаковать панель. 

Отправьте благодарность. Этот процесс часто требует дополнительного терпения и тестирования для всех. И предоставьте любые заключительные инструкции, такие как выставление счета. 

Члены жюри должны представить свой окончательный, подписанный и датированный оценочный лист в течение 24 часов. 

Форматируйте заметки и документацию, пока информация еще свежа, в идеале в течение 24 часов. 

Обеспечьте возможность обратной связи от участников для будущих улучшений процесса.

Вы можете получить неожиданные преимущества с этим новым процессом.  

Команде лос-анджелесского метрополитена удалось заглянуть «изнутри» в мастерские художников, а не в комнату для официальных презентаций. Некоторые художники даже воспользовались своим опытом и включили пин-апы концептуальных эскизов. 

По словам Майи, «виртуальный формат также позволил новым или нервным артистам выступать более уверенно, поскольку они находились в своей собственной обстановке. Они также не были полностью видны, поэтому ерзание было менее заметным, и у них была возможность читать заметки».

Ищете дополнительную информацию, чтобы помочь в эти времена COVID-19? Проверьте наш .