Советы по поиску лучшей системы управления коллекциями

Покупка системы управления коллекцией не должна быть головной болью. 

Выбор системы управления коллекцией может вызвать стресс. Вы либо берете на себя бремя самостоятельно, либо сотрудничаете с несколькими отделами — и оба сценария требуют исследований, времени и энергии. 

Но система управления коллекцией, будь то ваша первая покупка или переход от существующей системы, имеет решающее значение для ухода за вашей коллекцией произведений искусства. Правильная система помогает вашим сотрудникам быть более эффективными, экономит время и нервы всей организации и может открыть ваши произведения для новой и разнообразной аудитории. Время, которое вы потратите на поиск решений, в конце концов окупится. 

Чтобы помочь вам в поиске управления коллекциями, мы собрали несколько советов по выбору лучшего программного решения для сбора данных для ваших нужд. 

Определите ключевые заинтересованные стороны и лица, принимающие решения.

Кого нужно зацикливать? Если у вас есть регистратор или менеджер по сбору платежей, они необходимы и должны быть привлечены к работе на раннем этапе. Получите их вклад. Определите болевые точки и потребности. Если у вас нет команды по уходу за коллекциями, подумайте о тех, кто будет использовать программное обеспечение — кураторах, руководителях отделов, администраторах и т. д. 

ИТ-менеджеры и веб-мастера являются неотъемлемой частью, поскольку у них могут быть технические ограничения, о которых вы не знаете, или у них могут быть вопросы, на которые необходимо ответить, прежде чем система может быть принята. Направьте их на страницы «Условия управления коллекцией» и «Конфиденциальность», подобные этой: . Скорее всего, они попросят показать его. 

Кто является вашим лицом, принимающим решения? Убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для уверенной подписи чека или передачи кредитной карты компании.

Определите свой бюджет.

Не все системы управления коллекциями имеют одинаковую цену. Не тратьте время на изучение и общение с системой, которая может быть вне вашего ценового диапазона.

Хорошие новости: системы управления коллекциями не обязательно должны стоить тысячи долларов. А новые системы не требуют оплаты за обучение, внедрение или поддержку. Некоторые решения, такие как , также предлагают пожизненную скидку 30% для некоммерческих организаций. Обязательно спросите! 

Спросите, что не работает с вашей текущей системой. 

Какие проблемы вы хотите решить с помощью системы управления коллекцией? Что не работает с вашей текущей настройкой? Есть ли болевые точки, которые вы хотели бы устранить с помощью новой системы? Например, вам не нравится быть привязанным к одному рабочему столу с загружаемой программой? Затем вы добавили бы «облачные инструменты» в свой список пожеланий. Международный аэропорт Сан-Диего знал, что им нужно переключиться с устаревшей платформы Filemaker Pro, потому что она постоянно приводила к сбоям в их компьютерах. 

Спросите себя: где вы проводите большую часть своего рабочего процесса сбора данных, и в рамках этого есть ли основные источники времени, потраченные впустую на избыточность? Какие задачи вы можете не в полной мере с вашим текущим решением? Например, если у вас есть проблемы с обменом информацией о коллекции, вам может понадобиться система с простой отчетностью. Если у вас есть годы консервации, сохраненные, но не оцифрованные, вам понадобится система с отслеживанием технического обслуживания. 

Теперь создайте свой список желаний. Каковы требования к вашему решению для управления коллекциями?

Распространенной ошибкой при выборе системы управления коллекцией является поиск решений до определения ваших потребностей. После определения того, что не работает с вашей текущей системой, спросите, что вам нужно, чтобы ваша система управления коллекциями работала на вас. Это поможет вам исключить из списка слишком сложных поставщиков, которые в любом случае могут быть слишком дорогими.

Вот некоторые из наиболее часто запрашиваемых и высоко оцененных функций, с которыми мы сталкиваемся:

Онлайн-доступ и облачные инструменты: Загружаемые программы могут ограничить ваш рабочий процесс и привести к сбоям в работе компьютеров. Облачные системы дают вам возможность управлять данными вашей коллекции из любого места и с любого устройства.

Поддержка нескольких пользователей:  Поощряйте самостоятельность и сотрудничество. Предоставьте доступ стажерам или волонтерам, если вам нужна дополнительная помощь. Разрешить другим легко загружать информацию, чтобы ответственность не ложилась на одного человека. Проверить  

Хранение изображений и документов: Скорее всего, вам понадобится система, которая будет поддерживать все форматы мультимедиа. Таким образом, вы можете с легкостью загружать PDF-файлы, изображения в высоком разрешении и видеозаписи. 

Управление местоположением: Всегда знайте, где находятся ваши работы — в кампусе, на нескольких этажах, на выставках и в хранилищах. Если ваши работы предоставлены взаймы или отправлены на реставрацию, отслеживайте их перемещение с указанием дат и местоположений. 

Информация по консервации и обслуживанию: Реставраторы должны иметь возможность отслеживать процессы консервации, данные об обработке и отчеты, а также управлять большим количеством изображений, созданных в ходе их работы. Независимо от того, есть ли у вас штатные консерваторы или вы работаете с профессионалами, работающими по контракту, их способность имеет решающее значение.  

Гибкая отчетность: Чтобы повысить эффективность работы персонала, ищите систему управления коллекциями, которая предоставляет шаблонные отчеты, метки, контрольные списки и шаблоны, такие как файлы . Они значительно сэкономят ваше время. Убедитесь, что вашу информацию также можно легко экспортировать! 

Общедоступный компонент: Если вы собираетесь оцифровывать части своей коллекции, поищите систему, которая интегрируется с вашим веб-сайтом, чтобы вы могли беспрепятственно публиковать информацию для общественности без ведения отдельных баз данных. Некоторые базы данных предлагают интерактив для привлечения внимания.

Ограниченная ИТ-поддержка: Передайте контроль в свои руки. Простая и удобная в использовании система управления коллекцией позволяет быстро приступить к работе. 

Финансовая и страховая регистрация: Отслеживайте свои приобретения, комиссионные, подарки, отказы и оценки. Держите всю эту информацию под рукой, если возникнет чрезвычайная ситуация. 

Управление контактами: Всегда имейте контактную информацию для ваших художников, реставраторов, доноров и т. д., с простой интеграцией в вашу систему управления коллекцией. С легкостью координируйте рассылки и охват. 

Расписание и напоминания: Не теряйте из виду ключевые сроки и задачи. отправлять вам еженедельные напоминания. 

И когда вы начнете разговаривать с поставщиками, подготовьте список. 

Поставщики исследований.

Поставщик — это не просто тот, кто предоставляет вам услугу в обмен на оплату. В области управления коллекциями вы также ищете партнера — того, кто сможет выслушать и поддержать ваши потребности и проявить гибкость на протяжении всего срока службы вашей коллекции. 

Вопросы:

• Есть ли у них опыт работы с вашим типом и размером коллекции?

• Кто их клиенты? Могут ли они предоставить ссылки? 

• Как поставщик относится к поддержке?

• Как твое ?

• Есть ли дополнительные расходы на поддержку, внедрение или обучение?

• Насколько легко передавать данные? Как в систему, так и вне ее.

Сузьте варианты, запланировав демонстрацию.

Договоритесь с поставщиком о демонстрации своей платформы. Это прекрасное время, чтобы привлечь и других членов команды. Полезно увидеть полную функциональность системы. Вы можете использовать это время, чтобы задать вопросы, относящиеся к вашей коллекции. Поставщик будет рад показать вам решения, адаптированные к вашим потребностям.

Спросите ссылки. 

Хорошим признаком отличного программного обеспечения для управления коллекциями являются отзывы их клиентов. Попросите рекомендации от других клиентов в аналогичных отраслях. Надеемся, они дадут вам беспристрастный обзор.

Проверь это.

Спросите, есть ли у поставщика пробный период. Здесь, в , мы предлагаем бесплатную 30-дневную пробную версию, потому что мы хотим дать вам возможность опробовать наши инструменты и посмотреть, подходит ли наша платформа для вашей коллекции. Вы бы не выгнали машину со стоянки без тест-драйва, не так ли?

Сделай свой выбор!

На этом этапе вы должны быть уверены в своем выборе. Надеюсь, вы нашли систему управления коллекциями, которая предлагает доступное решение с множеством преимуществ. 

Вот одно из решений, которое вы можете рассмотреть: Artwork Archive. Мы предоставляем доступные и простые в использовании инструменты, бесплатную 30-дневную пробную версию, демонстрации, рекомендации и пожизненные скидки для некоммерческих организаций. .