Совет налогового эксперта о том, как избежать стресса во время налогового сезона

По мере приближения конца года самое время взглянуть на деловую сторону вашей художественной практики.

Организация вашей практики не должна быть сложной — и это действительно может помочь ей пройти гладко, сократить ваше время администратора, чтобы вы могли больше находиться в студии, и обеспечить вашу надежную защиту, если IRS пришлет вам один из этих душераздирающих письма.

Так что хватайте ручку, и давайте начнем.

В своей последней о ее восьмилетнем испытании, защищавшем себя в Налоговом суде США, было много дискуссий о ведении записей, чтобы доказать мотив прибыли в художественной практике.

У большинства из нас возникает хороший вопрос: как у нас обстоят дела с ведением собственного учета?

Если завтра IRS пришлет аудиторское письмо, будете ли вы довольны тем, в каком состоянии находятся ваши документы? Если ответ не подходит, не паникуйте.

Вот список того, что вам понадобится, и некоторые мысли о том, как улучшить ведение записей в будущем.

Хорошая бухгалтерия. Бухгалтерия важна для любого бизнеса.

Без отслеживания расходов и роста невозможно улучшить деловую сторону вашей практики. Невозможно утверждать, что вы активно пытаетесь получить прибыль, если не отслеживаете свои доходы и расходы. Ведение точного набора книг не только является юридическим требованием для вашей художественной практики, но и может помочь вам, создавая отчеты, показывающие, как вы используете свои ресурсы, и эти отчеты могут быть документацией, необходимой для получения кредитов, составления бюджета. , и подать заявку на гранты.

Короче говоря, бухгалтерия стоит всех затрат времени, которые мы вкладываем в нее, а затем и некоторых. Если у вас простой бизнес без большого количества транзакций, например, вы продаете около десяти картин в год, то вам может понадобиться только электронная таблица. Если ваша операция более сложная, вам потребуется более надежное программное обеспечение. Прежде чем выбрать самое дешевое программное обеспечение, подумайте, как ваш бизнес может расти в ближайшие пять лет и что вам может понадобиться.

Вам нужно программное обеспечение, которое можно интегрировать с системой продажи билетов или магазином Etsy?

Как вы думаете, вы можете нанять работника?

Вам нужно выставление счетов?

Вы хотите сделать все это самостоятельно или вам нужна система, к которой бухгалтер или бухгалтер может легко получить доступ?

Quickbooks — старый резерв, но он может сбить с толку тех, у кого нет бухгалтерского опыта. Есть много альтернатив, от бесплатных до дорогих, и все с разной силой. — это облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета с простым дизайном, удобным для пользователя и работающее на мобильных устройствах. Вы также можете отслеживать свои доходы и расходы в , и отправлять профессиональные счета за считанные секунды. Независимо от того, что вы выберете, убедитесь, что у вас есть хороший бухгалтер, который настроит его для вас и даст вам подробное руководство о том, как правильно делать записи. Это стоит некоторых первоначальных затрат, чтобы профессионал настроил вас, потому что вы будете основывать бизнес-решения на цифрах в своих книгах. Бухгалтерские ошибки могут привести к дорогостоящим ошибкам, не говоря уже о огромных расходах на профессиональную очистку ваших книг.

Хорошая бухгалтерия — вопрос привычки.

Итак, запланируйте регулярное время, чтобы сделать это. Вот почему дизайн моего членства для художников включает в себя ежеквартальные совместные бухгалтерские сессии. Дело в том, что вам нужно выработать привычку сидеть сложа руки, чтобы делать свои книги, по крайней мере, каждый квартал.

Если ваша задолженность по налогам превышает 1000 долларов США в данном году, вы также обязаны ежеквартально уплачивать расчетные налоговые платежи. Это еще одна причина, по которой рекомендуется вести бухгалтерский учет не реже одного раза в квартал.

Сохранить квитанции.

Закон гласит, что если вы не можете предъявить квитанцию, чтобы доказать это, этого никогда не было, и вы не можете вычесть расходы. Выписки из банка или выписки по кредитной карте недостаточно. Для еды требования к документации еще более строгие: квитанция должна сопровождаться именем делового контакта, с которым вы встречаетесь, а также причиной встречи. Одной квитанции будет недостаточно. Лично я, если я не возьму ручку и не запишу эти вещи в тот момент, когда мне вручат квитанцию, я никогда этого не сделаю. Так что это стало моей личной привычкой — я пишу прямо в своих квитанциях, а затем сохраняю их в папке с файлами. Вы также можете связать квитанцию ​​с записью в календаре, в которой указано, с кем вы встречались и какова была деловая цель.

Некоторые люди предпочитают фотографировать каждую квитанцию ​​(многие бухгалтерские программы имеют такую ​​функцию, и есть специальные программы для этого). Это также отличный способ сохранить ваши чеки.

Отслеживание пробега.

Как правило, когда вы используете собственный автомобиль, вы можете использовать один из двух методов для отслеживания использования вашего бизнеса:

Вы можете отслеживать и вычитать фактические расходы, которые вы несете, то есть вы сохраняете свои квитанции на бензин, страховку, дорожные сборы, ремонт, новые шины и т. д., а затем выделяете процент от общего использования для бизнеса. 

Или же … 

Метод «пробега», который позволяет вам использовать установленную государством годовую ставку пробега (56 доллара США за милю на 2021 год). Вместо этого вы отслеживаете общее количество пройденных деловых миль (вы должны вести журнал с датой, пробегом, деловой причиной и пунктом назначения), а также сообщаете свой годовой общий пробег. Прежде чем сделать мысленное замечание, что это звучит слишком сложно, имейте в виду, что существуют недорогие приложения, которые могут автоматически отслеживать пробег. Мне нравится MileIQ, но есть и много других. Этот метод почти всегда дает больший налоговый вычет и не требует отслеживания квитанций. И когда вы автоматизируете свой журнал пробега с помощью приложения и получаете из-за этого огромный вычет, это не проблема.

Вот бонусный совет по пробегу: выйдите и запишите показания одометра вашего автомобиля прямо сейчас.

И пока вы это делаете, установите будильник в своем календаре, чтобы делать это в первый день каждого года.

Отслеживание вашего делового пробега означает не только отслеживание количества деловых миль, которые вы проехали в этом году, вы также должны записывать общее количество миль за год. Записав свой одометр в первый день, вы получите как конечный пробег за прошлый год, так и начальный пробег за этот год. Две птицы. Один камень.

Ведение календаря.

В эпоху цифровых календарей у вас, вероятно, уже есть довольно хороший. Но вы можете не осознавать, что это может быть важным документом для демонстрации вашей деловой активности в случае аудита. Ваш календарь можно использовать для отображения общего количества времени, которое вы тратите на свою художественную практику — и это означает все, от фактической работы до сетей, маркетинга и бухгалтерского учета. В вашем календаре также можно указать, с кем вы встречались и с какой целью. Это может подтвердить другие части вашей документации, от командировочных расходов (в вашем календаре указаны встречи, которые вы организовали в месте вашего путешествия) до расходов на питание (соответствие строгому требованию обоснования того, с кем вы встречались и с какой целью).

Поддержание важной корреспонденции свидетельствует о ваших усилиях по развитию карьеры. Вы по-прежнему можете рассылать в музеи ознакомительные пакеты старой школы (и не забудьте сохранить эти квитанции, если вы это делаете!), но вы почти наверняка связываетесь с людьми из мира искусства по электронной почте. Во времена электронной почты с возможностью поиска это спасение. Если вы используете систему папок электронной почты, рассмотрите возможность сохранения этой корреспонденции в одном месте (например, «галерея + музейная переписка [текущий год]»), чтобы в случае проверки вы могли быстро предоставить это важное доказательство ваших деловых намерений. и не полагаясь на свою память.

Ведение вашего арт-инвентаря.

В XNUMX году ее профессиональная система инвентаризации сильно повлияла на нее, чтобы доказать, что она была профессиональным художником, а не любителем.

Как вы отслеживаете свой арт-инвентарь? Конечно, это отличное профессиональное решение для отслеживания запасов. Наличие актуального документа, показывающего, что вы произвели и где все находится, является важным инструментом в вашем арсенале для проверки аудита.

Хотя рассмотрение целей ведения записей для нашей трудовой жизни важно, еще важнее взглянуть на полную картину. Где мы хотим оказывать влияние в большом мире — в нашей личной жизни и в наших сообществах? Если жертвование денег хорошим организациям не всегда было вашей привычкой, подумайте о том, чтобы сделать это целью в этом году. Есть много организаций, выполняющих важную работу — от хорошей журналистики до решения проблем неравенства доходов и многого другого — которым может понадобиться ваша поддержка. Это важно. Подумайте о мире, который вы хотите изменить, и найдите время, чтобы записать свои благотворительные цели на этот год. Это приятно, и это уменьшает ваш налогооблагаемый доход, если вы детализируете свои отчисления.

И, наконец, помните, что нам нужно планировать больше, чем просто деньги.

Время является наиболее ограниченным из всех ресурсов, поэтому считайте время с друзьями и семьей, и время для. Это может оказаться самым ценным вкладом, который вы сделаете миру в этом году.