Подарки в вашу коллекцию: советы и рекомендации

Выпускница только что предложила вашему колледжу свою коллекцию набросков Дега. Что теперь?

Пожертвования произведений искусства — прекрасные подарки, но они сопряжены с определенной ответственностью. Ваше учреждение теперь несет ответственность за доставку, установку, страхование, хранение и оформление документов, таких как договоры дарения. Вы распорядитель подаренного предмета или коллекции. 

Директора музеев со всей страны дают советы о том, как принимать и обрабатывать подарки от дарителей.

Будьте частью разговора заранее. 

Чтобы наилучшим образом поддержать ваше учреждение, важно быть частью процесса выращивания и помогать формировать пожертвования. 

Создайте диалог. Спросите своего донора, что он ожидает от того, как произведение будет выставлено. Расскажите о миссии вашего музея. Будьте честны с тем, как вы представляете себе подарок в рамках вашего программирования и управления коллекциями.

Иногда вы можете обнаружить, что произведение не подходит для коллекции вашего музея, и лучше пресечь его в зародыше раньше, чем идти по длинному пути только для того, чтобы сказать «нет» позже. 

Сделайте своего донора партнером.

Каждый успешный сбор средств скажет вам, что очень важно строить отношения со своими донорами. Считайте донора долгосрочным партнером. Включите их в свою базу разработки. Включайте их в разговоры, если вам это удобно. 

Дэн Миллс, директор , говорит, что «донор — это тот, кто по своей природе вступает в разговор о пожертвовании музею, интересуется музеем и его миссией. Музей в беседах с донором может обсудить и спланировать, как донор может реализовать свои интересы, будь то поддержка музея, получение признания (или нет), налоговые льготы и т. д.». 

Работайте с College Advancement, чтобы развивать прочные связи, чтобы вы всегда могли задать вопросы после первоначального подарка. Например, жертвователь мог не включить в свой подарок средства на управление коллекцией или выставки. Это не означает, что вы не можете попросить средства позже. Директора музеев рассказывают, что жертвователи могут вернуться и пожертвовать средства позже в будущем.

Как делится Кэтрин Салливан, куратор и руководитель отдела коллекций, «я бы предпочла ошибиться в построении отношений, которые признают дар и создают надежды на будущее».

«Marzo3.08» Рикардо Мазала, 1994. Подарок Кита Янцена `80 и Скотта Бета Музею искусств Гриннелл-колледжа. Изображение предоставлено Художественным музеем Гриннелл-колледжа.

Работайте в тесном контакте с вашим колледжем.

College Advancement также отвечает за приглашения и подарки. Они будут вашими партнерами по подаркам, которые могут пойти на новое здание, современное хранилище или поддержку программирования. Расскажите о потребностях вашего музея. Пригласите их за стол при обсуждении стратегии. Они строят прочные отношения с донорами и смогут направлять доноров в определенном направлении. 

Дэн говорит о партнерстве с College Advancement, заявляя: «Некоторые доноры могут быть долгосрочными донорами, для других подарок может быть одноразовым. Музей и Advancement, сотрудничая в выращивании, придут к пониманию этого».

Точно так же, если жертвователь делает денежный подарок, вы должны убедиться, что в нем участвует College Advancement, чтобы он поддерживал сбор, как предполагалось. 

Установите ожидания с руководящими принципами пожертвования. 

Убедитесь, что ваша политика управления коллекцией ясна. имеет набор руководящих принципов «как пожертвовать искусство». Режиссер Лесли Райт говорит, что это помогает указать, что донор должен платить за доставку. Вот пример из руководства:

1. Даритель (доноры) несет ответственность за стоимость доставки или доставки произведений искусства в Гриннелл-колледж после того, как они заполнили все документы. В качестве альтернативы сотрудники музея могут организовать доставку, а жертвователь может сделать денежный подарок для покрытия расходов.

   1. Сотрудники музея могут посоветовать, как упаковать произведения искусства, и порекомендовать грузоотправителей.

   2. Сотрудники музея проинструктируют вас, куда отправить произведение искусства (или доставить его, если вы приносите его сами).

Создайте Фонд ухода за коллекциями.

Гэри Либби, почетный директор Фонда, объясняет, почему он помог создать фонд по уходу за коллекциями для защиты более 15,000 XNUMX предметов в междисциплинарной коллекции: «Я могу подтвердить необходимость постоянных и бюджетных ресурсов для постоянной заботы о коллекциях». И он продолжает о преимуществах Endowment: 

Фонд ухода за коллекциями смог удовлетворить текущие и текущие потребности в уходе. предметов, подаренных подавляющим большинством наших дарителей, а также дары исключительной важности для музея от дарителей, которые не могут внести свой вклад в заботу о своих дарах. На самом деле, знание того, что музей был предан коллекциям, которые у него были получили также сгенерированные капитальные средства в четырех конкретных случаях, которые позволили нам построить помещения для выставок, размещения и надлежащего хранения коллекций, когда они не используются или заимствованы коллегами-учреждениями». 

также учредил фонд для ухода за его коллекцией и управления ею. Музей работал со своим персоналом по развитию и несколькими жертвователями крупных коллекций, чтобы организовать запланированную схему пожертвований.

Этот галстук был подарком Музею дизайна Гольдштейна от Дональда Клея Джонсона. Фото предоставлено Музеем дизайна Гольдштейна.

Обращайтесь к уникальным потребностям произведения искусства. 

Если пожертвование представляет собой паблик-арт или новое медиа-произведение, оно, скорее всего, связано с уникальными проблемами и потребностями, о которых донор знает. Джеймс Стюард, директор музея, разделяет мнение о том, что крупномасштабные произведения паблик-арта требуют значительного ухода и заботы. Подарки такого рода можно понимать как создание незапланированного бремени для учреждения. Коллекционеры, владеющие такими работами, понимают свои особые реалии и то, как учреждение должно найти новые ресурсы для его поддержки. 

Гуггенхайм запрашивает наличные средства для новых медиа-произведений искусства. Средства выделяются на сохранение этих произведений в будущем из-за уникальных и неизбежных проблем с их сохранением.  

Если удобно, задайте вопрос. 

Некоторые доноры предоставляют постоянную поддержку или денежные подарки вместе со своими произведениями. Некоторые нет. 

Грубо ли просить финансовую поддержку вместе с произведением? Об этом говорят в академических учреждениях. Вы можете прочитать о дебатах.

Как насчет того, чтобы сделать целевой запрос? Это нормально? Вы можете спросить своего спонсора, не хочет ли он поддержать свою пожертвованную работу на выставке. Один куратор рассказывает, что жертвователь был рад внести свой вклад в каталог выставки, в котором был представлен их подарок. 

Создайте «плату за чаевые».

В Музее дизайна Гольдштейна в Университете Миннесоты они принимают объект, а затем запрашивают «плату за чаевые» в размере 200 долларов со словами «пожалуйста, рассмотрите». директор Лин Нельсон-Мейсон шутит, что это «очень миннесотское поощрение добрых дел, а не требование действий».

200 долларов США используются для обработки объекта в коллекции. Он охватывает каталогизацию и фотографию. Текст письма такой: 

«Как музей, Музей дизайна Гольдштейна применяет профессиональные стандарты ухода ко всем предметам коллекции. Это включает в себя документацию и методы хранения, которые позволяют извлекать объекты для изучения нынешними студентами и сохранять их для будущих. Создание каждого объекта занимает около пяти часов и стоит 200 долларов для включения в коллекцию. Пожалуйста, рассмотрите возможность финансового вклада, чтобы компенсировать эти расходы за объекты, которые вы пожертвовали».

Напомните своим жертвователям, что им нужно заполнить налоговые формы.

Вы и ваше учреждение не несете ответственности за налоги вашего донора. Но в то же время вы хотите, чтобы доноры не постучали в вашу дверь за несколько недель или даже дней до 15 апреля. Не позволяйте вашему донору ждать до последнего момента, чтобы заполнить свои налоговые формы для своего пожертвования. 

Не бойтесь быть разборчивым.

Точно так же, как вы избирательно относитесь к приобретению новых работ в вашей коллекции, будьте таким же куратором и с пожертвованиями. Если экспонат не соответствует миссии вашего музея или вы знаете, что он просто будет храниться вечно, можно сказать «нет».

Отслеживайте детали подарков в системе управления коллекциями.

Вы оформили все документы, произведение искусства получено, и оно установлено в вашей галерее или сохранено в хранилище. Что делать дальше?

Музеи и галереи по всему миру используют для отслеживания происхождения предметов, хранения таких документов, как дарственные, оценки и сертификаты подлинности, а также ведут контактные записи дарителей. 

Вы выполнили всю работу, чтобы принять и сохранить это пожертвование, убедитесь, что оно будет по-прежнему защищено и доступно в будущем с помощью .

Будь лучшим хранителем своей коллекции.

Принять, а иногда и отказаться от пожертвований не так просто, как может подумать жертвователь. Если вы настроите себя на успех, следуя некоторым из этих рекомендаций, ваша команда (и коллекция!) будут вам благодарны.

Нужно простое решение для управления вашими пожертвованиями? Начните с