Почему база данных коллекций произведений искусства вашей некоммерческой организации нуждается в CRM

Изображение предоставлено: Павел Червински,

Есть ли в вашей базе данных коллекции произведений искусства интегрированная CRM? Если нет, возможно, вы тратите больше времени и денег, чем нужно. Узнайте, почему так важно оптимизировать вашу информацию на одной платформе.

В вашей некоммерческой организации есть много движущихся частей, которые можно организовать: выставки, управление постоянной коллекцией, отношения с донорами и т. д. 

Было бы здорово, если бы вы могли объединить все свои работы, контакты и задачи в одну централизованную базу данных? Представьте, насколько простыми могут быть административные требования. 

С помощью CRM в вашей CMS вы можете:

• Соберите всю свою контактную информацию в одном месте.

• Всегда имейте доступ к своей цифровой адресной книге.

• Определите тенденции доноров.

• Дайте обоснованные рекомендации по увеличению будущих пожертвований.

• Координируйте и расширяйте возможности своих сотрудников, гарантируя им доступ к важной информации в любое время.

• Сплотиться вокруг целей организации и выполнить против вашей миссии.

разработал полностью интегрированный инструмент CRM, который поможет вам построить новые отношения, укрепить существующие и в целом работать эффективнее. 

Ниже мы описали конкретные способы, которыми вы можете уменьшить разочарование, сосредоточиться на своей миссии, достичь своих целей и упростить свой повседневный рабочий процесс, имея CRM в своей базе данных произведений искусства. 

Прежде всего, что такое CRM? 

В коммерческом мире CRM относится к системе «Управление взаимоотношениями с клиентами». В некоммерческом секторе это можно назвать системой «Управление взаимоотношениями с учредителями», что является синонимом управления донорами. 

В Artwork Archive мы предпочитаем думать о CRM как об «управлении контактными отношениями», поскольку вы управляете многими типами контактов — спонсорами и участниками-меценатами, кураторами, художниками, поставщиками и т. д.

Как использовать CRM Artwork Archive для построения новых отношений с донорами:

Поскольку это облачное приложение, вы будете иметь доступ к своей цифровой адресной книге в любое время, в любом месте и с любого устройства.

Допустим, вы директор академической галереи и встречаете филантропа на мероприятии в кампусе. Они очень заинтересованы в вашем учреждении, особенно в предстоящей ретроспективе, которую вы организовали, а также в различных уровнях вашего покровительства. 

CRM от Artwork Archive позволяет: для будущего донора. Эта контактная запись может содержать общую информацию, ссылки на социальные сети, заметки о том, как вы познакомились с этим человеком, и другие отличительные признаки, такие как дополнительные благотворительные организации, которые они поддерживают, или другие художники, чьи работы им могут понравиться.

Легко создавайте контактные записи в Artwork Archive, чтобы не потерять важную информацию. 

Вы можете добавить этот новый контакт донора в группу контактов, такую ​​как «VIP-предварительный просмотр XX» для интересующей их ретроспективной выставки. Таким образом, когда выставка будет установлена, вы сможете отфильтровать свои контакты по этой группе и отправить им эксклюзивное приглашение на частную VIP-прогулку. через шоу — все одним нажатием кнопки. 

CRM отметит это действие в записи контакта, так что вы сможете легко вернуться и подтвердить, какая информация была отправлена ​​им и когда. 

С помощью инструмента CRM вы также можете установить  о конкретном человеке непосредственно из его контактной записи. Поэтому, если потенциальный донор упоминает, что хотел бы получить приглашение на лекцию художника, вы можете мгновенно создать напоминание, чтобы вы могли связаться с ним в подходящее время и пригласить его с персонализированным сообщением. 

Создайте автоматическое напоминание в своем архиве произведений искусства, чтобы не потерять ключевые даты и задачи.

Эта функция также невероятно полезна для ежегодного обслуживания коллекции, например, для напоминания о необходимости связаться с консерваторами, оценщиками или страховыми агентами.

Как использовать CRM Artwork Archive для управления отношениями с художниками:

Как учреждение искусства, вы, скорее всего, заняты работой с художниками. Существует много важной информации для отслеживания ваших артистов — контактная информация, биография, заявление артиста, работы на время, демографические данные и многое другое. 

Если вы координируете прием заявок, временные/передвижные выставки, у вас будет под рукой информация о художнике для внутренней коммуникации и маркетинговых мероприятий, таких как пресс-релизы. Вы также сможете быть в курсе задач, связанных с исполнителем, создавая напоминания в записи исполнителя. Знайте, когда художник сдает или забирает свои работы, или когда истекает срок их договора о доставке.

Эти контактные записи артистов также видны на вашем сайте и могут быть встроены в ваш веб-сайт. как Художественный музей Марджори Баррик представляет художников из своей коллекции. И как они встраивают страницы этих исполнителей на свой веб-сайт. 

Знаете ли вы, что Artwork Archive имеет ? Разрешите художникам загружать свои работы прямо в вашу учетную запись через защищенную паролем страницу. Они также могут обновить свою контактную информацию. Это очень удобно, когда вы координируете призывы к участию или следите за ежегодным членством!

Сократите утомительную административную работу, позволив своим контактам (художникам, донорам, экспонентам) безопасно загружать произведения искусства прямо в вашу учетную запись Artwork Archive.

Как использовать CRM-систему Artwork Archive, чтобы укрепить существующие отношения с донорами и избежать истощения:

Несмотря на то, что дальнейшее расширение вашей донорской базы важно для постоянного успеха, также верно и то, что укрепление отношений с вашими существующая сеть является одним из важнейших факторов долгосрочной устойчивости. 

CRM помогает вам и вашей организации понять и улучшить отношения с донорами, поскольку вся важная информация собрана в одном месте. Сделайте так, чтобы ваши данные что-то значили, и заставьте их работать на благо вашей организации. 

Система Artwork Archive реляционный, что означает, что контакты связаны гиперссылками с соответствующими документами, такими как счета, оценки, пожертвования и подарки, что позволяет вам отслеживать все, чем вы поделились с конкретным человеком, а также всю предыдущую переписку. 

Из разных  все, чем вы делитесь с контактом, будет записываться в его индивидуальную запись контакта, даже если вы делитесь информацией сразу со всей группой контактов.

ПРИМЕЧАНИЕ: Вы также можете поделиться отчетом с этой группой. После того, как отчет будет опубликован этой группе, запись общего доступа будет записана в записи контакта каждого человека. Это отличный способ беспрепятственно общаться с определенным набором контактов, включая доноров высшего уровня, кредитные учреждения и местных партнеров. 

Отслеживание и постоянное получение этой информации не только поможет вам оставаться организованным, но также предоставит вам информацию, необходимую для того, чтобы ваша существующая база доноров чувствовала себя ценной и заинтересованной. В конечном итоге это может привести к большему сбору средств!

Как использовать CRM Artwork Archive, чтобы работать эффективнее:

Благодаря интегрированному инструменту CRM Artwork Archive вы можете эффективно управлять своими контактами и организовывать их, следя за тем, чтобы ничего не пропало. CRM может значительно помочь уменьшить трения и разочарования. Вы сэкономите время и ресурсы, имея всю свою контактную информацию в одном месте. 

Вот несколько примеров того, как CRM Artwork Archive упрощает администрирование:

Автоматизируйте задачи

Сократите время, проведенное за компьютером. Загрузите свой существующий список контактов в свою учетную запись Artwork Archive с помощью нашего импорта контактов. Расписание напоминаний для ваших контактов. Создавайте и делитесь отчетами несколькими нажатиями кнопки. Сделайте адресные метки за несколько секунд. 

Консолидация связи

Группы контактов позволяют вам классифицировать различные отношения в вашей сети и отправлять группы настроенных сообщений.

Допустим, меценат, которого вы встретили, стал одним из ваших самых активных жертвователей. Вам было бы полезно сгруппировать ее как таковую. Например, добавление этого контакта в группу под названием «VIP Donors» позволит вам отправлять всей этой группе эксклюзивные предложения, которые еще больше укрепляют эти отношения.

Если вы планируете выставку, вы также можете работайте эффективнее, переписываясь со всеми художниками, представленными на указанной выставке одновременно, а также добавляя напоминания о необходимости связаться с определенными художниками в отношении сроков доставки, кредитных договоров или специальных мероприятий, таких как открытия или лекции.

Быстро найти важную информацию

Каждый раз, когда вы , система автоматически вводит донора и классифицирует его как «донор» в вашей учетной записи. Это позволяет вам сортировать свои контакты по тем, кто пожертвовал произведения искусства вашему учреждению. 

То же самое относится к регистрации продаж с благотворительных аукционов. Каждый раз, когда вы , Artwork Archive помечает покупателя как «Клиент», что позволяет вам легко отслеживать эту важную демографическую группу.

Информация о том, какие контакты приобрели работы или сделали пожертвования, а какие все еще простаивают, дает вам важную информацию о следующих шагах, которые необходимо предпринять, чтобы увеличить доход, привлечь целевые группы в вашей сети и повысить эффективность.

Примите меры против вашей аналитики

Ваша некоммерческая организация собирает произведения искусства, а также много данных. Не позволяйте всей этой важной информации распространяться по разным платформам или рабочим столам. Храните ценные данные в одном месте, чтобы получать полезную информацию. Знайте, кто ваши крупнейшие доноры, привлекайте сторонников с наибольшим потенциалом, нанимайте профессионалов в области искусства с лучшим послужным списком.

Отслеживайте контактную информацию, важные детали, такие как покупки и пожертвования, загружайте файлы, делитесь отчетами и устанавливайте напоминания — все это на странице контактов архива произведений искусства. 

Интересуетесь CRM Artwork Archive? Вот что включено:

• Контактные профили: художники, доноры, профессионалы в области искусства, члены и т. д.

• Контактные группы и принадлежность 

• Связь между контактами с произведениями искусства, местами, выставками и многим другим

• Бесшовные веб-интеграции

• Интуитивно понятные отчеты и запросы

• Хранение документов

• Отслеживание связи 

• Напоминания и планировщик

• Списки рассылки и адресные ярлыки 

• Визуализация данных

У вас уже есть CRM, которой вы довольны?

Это здорово! Беспрепятственно обменивайтесь информацией из Artwork Archive с вашей системой управления донорами. 

Мы работаем с клиентами, у которых есть кураторский/выставочный персонал, работающий с отдельной командой разработчиков. Рассмотрим академическое учреждение с персоналом музея и группой повышения квалификации в колледже. С Artwork Archive все ваши данные, связанные с искусством, могут быть легко разделены между двумя командами. Создавайте отчеты, чтобы делиться ими и согласовывать между отделами. Импортируйте контактную информацию из существующей CRM вашей организации. Разместите его в одной централизованной базе данных для вашей арт-команды. 

Artwork Archive активно поддерживает экосистему искусства и работу некоммерческих организаций. Тратьте меньше времени на свою базу данных и больше времени на свою миссию.