Как отслеживание технического обслуживания спасает вашу коллекцию произведений искусства

Как только вы покупаете произведение искусства, ваша коллекция начинает стареть и требует внимания. 

По мере того, как ваша коллекция произведений искусства растет и стареет, требования становятся все выше и выше. К счастью, существуют онлайн-инструменты, которые помогут вам сохранить вашу коллекцию в надлежащем состоянии и отслеживать сохранность. Узнайте, как авторитетные коллекции по всей стране заботятся о своих заветных произведениях искусства.

Представляем отслеживание технического обслуживания Artwork Archive

В связи с высоким спросом на инструменты сохранения, онлайн-система управления коллекциями произведений искусства, используемая такими организациями, как Нейман Маркус, Университет Брауна, Международный аэропорт Сан-Диего (SAN), Детское здоровье Стэнфорда и Детская больница Колорадо, выпустила функцию, помогающую организациям отслеживать прошлое и будущие мероприятия по техническому обслуживанию.

Легко отслеживайте свои усилия по техническому обслуживанию.

С помощью вы можете регистрировать, какое техническое обслуживание было выполнено, когда, за сколько и кем. Загрузите любые соответствующие документы, такие как контракт, план лечения, список материалов или квитанция. 

После того, как вы зарегистрируете эту информацию, вы сможете легко просмотреть прошлые записи. Просмотр технического обслуживания, выполненного для одной детали с течением времени. Нужно знать, как обрабатывали произведение в 2012 году? Откройте запись объекта и легко найдите ответ. Или просмотрите уход за вашей коллекцией с разбивкой по годам. Установление этих записей также означает, что вы можете видеть, что ваши реставраторы или консерваторы сделали на сегодняшний день, а это значит, что вы будете знать, к кому обращаться в будущем. 

Если вам нужно поделиться этой информацией, вы можете легко создавать отчеты об обслуживании одним нажатием кнопки. 

«Функция технического обслуживания — полезный инструмент для отслеживания ремонта и технического обслуживания произведений искусства, расположенных в нескольких местах-спутниках». Детская больница Колорадо

Установите базовый уровень для вашей коллекции.

Один из пользователей нашей больницы занимается БОЛЬШИМ проектом. Они делают отчеты о состоянии всего в своей коллекции. Почему это важно? Их куратор делится, «создание отчетов о состоянии позволяет нам получить базовый уровень, чтобы мы могли поддерживать детали в том виде, в котором они были изначально предназначался. Например, если на поверхности полотна есть трещины, нужно за этим следить. Эти трещины могут быть стабильными, но когда они начнут подниматься, нам нужно будет принять немедленные меры. Мониторинг незначительных изменений в произведениях искусства позволит нам спокойно защитить искусство с минимальными усилиями по сохранению, когда придет время». 

Запланируйте предстоящие процедуры, чтобы не забыть.

Некоторые из ваших вещей нуждаются в регулярном уходе. Или вы можете ожидать очистки или восстановления в будущем. Используйте планировщик, чтобы добавить напоминания о предстоящих усилиях по сохранению. Синхронизируйте напоминания с личной электронной почтой или телефонным календарем. И получайте еженедельное электронное письмо от Artwork Archive о ваших предстоящих задачах. 

Международный аэропорт Сан-Диего любит инструмент напоминания:

Мы знаем, что определенное изделие нуждается в обработке каждые два года. Я могу поставить напоминание каждый 18 месяцев, чтобы убедиться, что мы регистрируемся. Мы небольшая команда. Мы заняты. Мы запутаемся. Напоминание появляется еще до того, как я войду в терминал». Лорен Локхарт, менеджер SAN Arts

Узнайте реальную стоимость вашей коллекции.

Со всеми вашими записями о техническом обслуживании в одном месте вы поймете истинную стоимость вашей коллекции. Вы можете просмотреть стоимость обслуживания одной штуки. Возможно, он превысил свою стоимость в текущем ремонте? И просмотрите стоимость содержания всей вашей коллекции. Это поможет, если вам нужно…

Приведите аргументы в пользу деприсоединения.

Если ваше правление, коллеги или благотворители сомневаются в целесообразности изъятия произведения, вооружитесь данными, чтобы принять взвешенное решение. Вы можете посмотреть историю консервации и совокупную стоимость предмета, о котором идет речь.

Сократите время вдвое, наблюдая за своей коллекцией на ходу.

Помните проект отчета о состоянии? Возможность доступа к вашему объекту и записям об обслуживании на мобильном устройстве значительно помогает в таких проектах. Вы не привязаны к своему рабочему столу и можете обновлять свою учетную запись, где бы вы ни находились. 

«Прогуливаясь по больнице и ее территории, я активно документирую все, что выглядит подозрительно. Я делаю фотографии на свой телефон, и благодаря синхронизации с iCloud я могу сразу загрузить их в свою учетную запись Artwork Archive с этого устройства или моего iPad. Обычно я добавляю примечания перед произведением, чтобы мне не приходилось делать какие-либо подготовительные работы. Я сокращаю свою работу вдвое, и это складывается, когда вы имеете дело с таким же количеством работ, как и у нас». 

Легко управляйте волонтерами. 

Многие программы паблик-арта заручаются услугами добровольцев для оценки своей коллекции паблик-арта. Например, управляет 15 волонтерами. Каждый доброволец подписывается, чтобы оценить 3-5 произведений. Они посещают работу, фотографируют, если нужно, и делают быстрый репортаж. Все это можно загрузить в штучный учет на месте. А хранение всей этой информации в одном месте позволяет директору программы определять приоритеты техобслуживания, которые необходимо выполнить в первую очередь, потому что не все общедоступные произведения искусства созданы одинаковыми. Некоторые потребности более насущны, а некоторые места более посещаемы.  

Быстро реагировать на стихийные бедствия.

Надеюсь, ваша коллекция защищена от стихийных бедствий, но мы не можем контролировать матушку-природу. А иногда наши системы предотвращения стихийных бедствий в конечном итоге наносят ущерб, например, разбрызгиватели тушат пожар. 

Стоять перед кинетической скульптурой, которую снесло ураганом? Со своего мобильного устройства вы можете получить деталь, создать новую запись о техническом обслуживании, связаться со своим консерватором и запланировать ее ремонт, и все это в течение нескольких минут.

Эффективно сотрудничайте со своим консерватором.

Благодаря поддержке нескольких пользователей вы можете дать своему консерватору логин. «Это способствует отличному сотрудничеству», — делится один из наших пользователей. Смотритель больницы Лесли Боун добавляет свои записи к записям объектов. От Лесли,

«Я очень рад, что у меня есть доступ к нашей учетной записи Artwork Archive из дома, чтобы я мог работать над своими примечаниями к состоянию. Я также ценю то, как быстро и легко можно добавлять или загружать фотографии и файлы — поэтому мы смогли заполнить записи за очень короткий период времени. Простота использования также означает, что я предпочитаю работать непосредственно с записью, а не делать заметки».

Бумажные записи замедляют вас.

Город Пало-Альто начал приобретать произведения искусства в 70-х годах, а это значит, что у них много произведений, которым более 50 лет. Координатор паблик-арта в Пало-Альто, Надя Чуприна делится: «Внезапно вы сталкиваетесь с множеством произведений, требующих немедленного внимания, потому что у каждого произведения есть срок жизни и свой порог». Невероятно много времени требуется, чтобы получить физические записи для этих частей. Вы должны просеять тонны бумаги и напечатать заметки, чтобы понять, какие виды лечения были проведены. «Это колоссальный объем работы, — делится Надя.

Не реконструируйте временную шкалу для своих произведений. Отсканируйте и загрузите всю информацию о своих работах, чтобы через несколько лет вся информация находилась в одном легкодоступном месте. 

Итак, готовьтесь к будущему.

Крайне важно документировать свою коллекцию, потому что она, скорее всего, переживет вас. Со временем новым хранителям коллекции нужна информация, чтобы сохранить произведения искусства. Например, краска для уличной скульптуры может быть снята с производства, и однажды реставратору потребуется нанести новый слой краски. Не тратьте время, пытаясь физически подобрать цвет. Поднимите марку и цвет оригинальной краски и найдите разумную замену. 

У вас есть советы. .