Искусство и здоровье в Duke пересмотрели свою систему управления искусством и утроили продажи произведений искусства в процессе

Художественное произведение из инсталляции благодарности персоналу больницы Университета Дьюка. Настенное панно.

Arts & Health в Duke искала изменения в том, как они управляют своей постоянной коллекцией произведений искусства для Университетской больницы Дьюка и клиник в кампусе.

Чувствуя себя ограниченным из-за своего старого поставщика программного обеспечения, они перешли на виртуальную платформу Artwork Archive, чтобы лучше обслуживать свои сообщества — от пациентов и их семей до местных художников — и результаты оказались поразительными.

Здесь, в , у нас есть несколько действительно впечатляющих организаций, использующих наше программное обеспечение для управления своими коллекциями произведений искусства. является одной из тех выдающихся художественных программ. 

Arts & Health at Duke уже более 40 лет приносит искусство пациентам, посетителям и сотрудникам Университетской больницы Дьюка. Искусство играет решающую роль в их миссии – как они заботятся о целый человек. 

Можно утверждать, что . Творческий процесс восстанавливает надежду, достоинство и спокойствие в больницах. Arts & Health в Duke использовала силу творческого процесса, чтобы оказать большее влияние на свою экосистему здравоохранения. Что они сделали? Они перестали использовать свою устаревшую CMS и вместо этого начали использовать Artwork Archive, чтобы разместить свою постоянную коллекцию в Интернете, создать виртуальный доступ к меняющимся экспонатам и резко увеличить продажи произведений искусства при сборе средств. 

«Наше онлайн-присутствие с Artwork Archive оказалось намного успешнее, чем мы думали. Теперь мы трещим по швам. Мы слишком успешны». Дженнифер Коллинз-Манкур, координатор изобразительного искусства по искусству и здоровью в Университетской больнице Дьюка

Мы виртуально встретились с Дженнифер Коллинз-Манкур, координатором изобразительного искусства по искусству и здоровью в Университетской больнице Дьюка, чтобы узнать, как Artwork Archive помог им достичь своих целей. Ей было чем поделиться. 

В этом тематическом исследовании вы получите рекомендации по переходу на онлайн-систему управления коллекцией произведений искусства, советы по размещению вашей художественной программы в Интернете и стратегии по активизации усилий по сбору средств. 

Прежде чем менять платформу, проведите исследование.

Какую систему управления коллекциями вы использовали до Artwork Archive? 

Мы заключили контракт с Re:Discovery Proficio в 2008 году. 

Что не работало с вашим предыдущим программным обеспечением?

Хотя, когда мы впервые начали использовать систему, она была на дрожжах выше того, что мы делали раньше, со временем мы поняли, что она такая большая и неуклюжая. У него было много атрибутов, особенно модулей, которые мы не использовали. Он был слишком большим для нас и не имел удобного интерфейса.

Нам также нужна была возможность более чем двух пользователей. Наше учреждение и коллекция расширяются. Строятся новые здания, расширяются наши спутниковые локации, и мы повторяем наши художественные программы. Нам нужно было что-то, где мы могли бы отслеживать все в одном месте, а пользователи в других местах могли бы отслеживать изображения и данные. Мы не могли бы сделать это с нашей другой системой без значительного увеличения сборов.

И удобный формат был необходим. 

Что заставило вас, наконец, решить покинуть свою старую платформу? 

Для нас это был COVID. Хотя мы действительно хотели иметь более динамичный способ поделиться нашей постоянной коллекцией, мы воспользовались этим временем простоя, чтобы использовать 30-дневную бесплатную пробную версию Artwork Archive. Мы загрузили несколько постоянных коллекций, но действительно обнаружили, насколько полезной может быть платформа для нашей программы чередующихся выставок. Из-за ограничений на то, кто может войти в больницу, мы хотели убедиться, что у нас все еще есть присутствие, не вызывая недовольства, когда люди не могут попасть в здание. Возможность поделиться общедоступным порталом за пределами наших стен была чрезвычайно важна для нас, и наша старая система не позволяла нам этого делать. 

Как выглядел ваш процесс поиска новой системы управления коллекциями? 

Мы провели много исследований. Я сделал домашнее задание. Это заняло некоторое время.

Сначала я зашел в Интернет и поискал — отличный ресурс, поскольку он беспристрастен. Я смотрел на CMS с двух разных точек зрения — с уровня музея/учреждения и с точки зрения художественной галереи. Я нашел поставщиков, у которых есть предложения, которые мы искали (я знал, что было важно для нас, потому что я наметил это до своего исследования). Я выбрал 4 или 5 лучших вариантов и поместил их в таблицу с плюсами и минусами, ценами, функциями. Я опробовал платформы и получил демоверсии. 

Я также попросил рекомендации. Я связался с Художественным музеем Нашера в Университете Дьюка, чтобы узнать, что они используют. Я пытался найти другие подобные заведения и спрашивал, что они рекомендуют. 

Затем я представил свои выводы моему руководителю.

Основываясь на исследовании, четким решением стал Artwork Archive.. 

Есть ли у вас какие-либо советы для других арт-администраторов, которым нужна новая система управления коллекциями?  

Всегда задавайте вопросы и помните о скрытых расходах. В других программах есть много скрытых затрат, которые не очевидны. Это может быть общедоступный модуль, техническая поддержка, онбординг и т. д. Когда вы знаете, какие вопросы задавать, вам будет легче определить, когда поставщики будут взимать с вас плату. 

В Artwork Archive такого не было. Их цены прозрачны, и они не взимают плату за дополнительные модели или техническую / клиентскую поддержку.

«Цены на Artwork Archive не преподносят сюрпризов. Вы можете составить бюджет и спланировать свою коллекцию произведений искусства. Вы не должны бояться, что будет увеличение в любое время. Вы можете точно составить бюджет на будущее, что позволит вам достичь своих целей».

Нужна помощь в мозговом штурме? Ознакомьтесь с Архивом работ .

Иметь представление о том, что вы хотите от системы и как вы планируете ее использовать.t. Для нас наличие этого общедоступного портала изменило нашу динамику. Это открыло возможность использовать нашу коллекцию для сбора средств. Раньше мы не могли этого сделать. Теперь, если у нас есть общедоступное произведение искусства, мы можем приписать его спонсору и поделиться им с нашими сообществами. 

Ищите системы, которые позволяют вам расти. С помощью такой системы, как Artwork Archive, мы смогли получить другие источники дохода от их платформы. И их возможности безграничны. Архив произведений искусства растет вместе с вами. 

Скриншот из Arts & Health в публичном профиле Duke, размещенный как на Artwork Archive’s Discovery, так и на сайте Arts & Health at Duke. Этот скриншот с недавней выставки, Земля и вода.

Миграция данных не должна вас пугать.

Почему вы переключились на Artwork Archive?

«Мы очень рады, что перешли на Artwork Archive».

Artwork Archive скорее проактивен, чем реактивен. Я чувствовал, что Artwork Archive находится на пороге технологий и возможностей. Мы в Duke придерживаемся упреждающего подхода. Наш старый провайдер был реактивным и вносил изменения только при необходимости. 

Artwork Archive удобен и прост в использовании. Для нас большим отличием стала функциональность Artwork Archive и привлекательный интерфейс. Администраторам искусства, читающим это, скажите, если вы работали в заболоченных системах, знаете ли вы то туманное чувство, которое у вас возникает, когда вы входите в эти чрезмерно сложные системы? После этого вам нужно перекалибровать свой мозг. Это не относится к Artwork Archive. Это на самом деле приятно использовать. С интерфейсом интересно взаимодействовать. При входе в Artwork Archive вам не нужно думать о чем-то определенном. Это приятно.

У нас может быть несколько пользователей в нашей учетной записи. По мере роста учреждения и расширения наших программ это имеет решающее значение для сотрудничества. Кроме того, журналы активности Artwork Archive помогают нам отслеживать, какие изменения были сохранены в нашей учетной записи.

У нас есть общедоступный портал для обмена нашими коллекциями и продажи произведений искусства. Нам нужно было место не только для демонстрации нашей постоянной коллекции, но и место для документирования всех наших чередующихся выставок. 

Мы не ограничены физическим пространством. Если люди не могут попасть в здание, они все равно могут купить его, связавшись с нами по нашему . Я даже говорю художникам делиться доступными работами, которые мы не выставляем, потому что наши онлайн-продажи растут очень быстро. 

Artwork Archive очень доступен. Стоимость была одной из причин, по которой мы выбрали Artwork Archive. Цена, которую вы назвали для нас, сделала переход легким делом. В Artwork Archive есть все, что нам нужно (и некоторые функции, о которых мы даже не подозревали) по очень доступной цене. Ваша пожизненная скидка 30% для некоммерческих организаций тоже была очень привлекательной. 

Обслуживание клиентов Artwork Archive является выдающимся. Со всеми в команде Artwork Archive очень легко работать. Я также впечатлен открытостью Artwork Archive для предложений.

Искусство и здоровье в Duke не только демонстрируют произведения искусства в постоянной коллекции и на временных выставках, но и делятся другими программами, такими как художественные наборы и музыкальные артисты в резиденции.

Как вы получили всю свою информацию в свою учетную запись Artwork Archive?

Миграция данных не должна вас пугать.

В Artwork Archive предусмотрена бесплатная миграция данных для каждого плана Organization.

Во-первых, нам пришлось экспортировать данные из Re:Discovery Proficio. Следующим шагом было копирование и вставка этих данных в шаблон импортной электронной таблицы, предоставленный Artwork Archive. Вы можете использовать три шаблона: один для произведений искусства, другой для контактов и третий для данных о местоположении. Затем команда Artwork Archive взяла электронную таблицу и использовала ее для заполнения нашей учетной записи Artwork Archive. 

Несмотря на то, что мысль о переносе более 4,000 записей и связанных изображений была пугающей, команда обслуживания клиентов всегда была рядом, чтобы помочь на каждом этапе пути.

Есть ли у вас какие-либо советы для тех, кто планирует перенести свои данные? 

Для многих мысль о смене системы управления коллекцией может показаться слишком сложной. Но я должен сказать, что время, потраченное на работу с командой Artwork Archive над правильным форматированием наших файлов для переноса, определенно того стоило. 

Должен признаться, я был напуган, прежде чем начал миграцию, но процесс был четко организован шаг за шагом, и команда Artwork Archive терпеливо провела меня через него. Людей не надо бояться. Вы не чувствуете, что собираетесь что-то испортить, когда нажимаете кнопку. 

Вы обнаружили некоторые скрытые данные в процессе миграции. Можете ли вы рассказать нам об этом?

Мы не только перешли на более прозрачную систему, но и обнаружили в процессе много старых данных. Было много информации, о которой я не знал, потому что она была так скрыта и разделена в нашей старой системе. Только когда нам пришлось очистить наши данные и ввести их в электронную таблицу Artwork Archive, я понял, что у нас есть данные, которых мы никогда не видели. Были модули, на которых никто не обучался или к которым нельзя было получить доступ, кроме первого пользователя. Это был первый раз, когда я видел данные. Процесс выявил многое из того, о чем я не знал. 

Узнайте, как онлайн-система управления контентом может помочь вам в совместной работе, сэкономить время и легко продемонстрировать свои работы.

Как Artwork Archive помогает вам управлять вашей коллекцией произведений искусства и поддерживает вас как администратора искусства?

Многое из того, что я должен сказать, касается управления нашими выставками. 

Отслеживайте временные выставки: Прежде чем мы начали миграцию нашей постоянной коллекции, мы начали документировать все наши текущие вращающиеся экспонаты. 

И теперь мы так счастливы, что можем поделиться нашей постоянной коллекцией, предоставляя гораздо более увлекательный опыт нашим пациентам, посетителям и персоналу.

Экономьте время: Раньше у нас не было возможности документировать экспонаты, как сейчас, с Artwork Archive. Раньше на документирование экспоната уходило гораздо больше времени. Теперь это действительно легко. Кроме того, я могу быстро создавать отчеты о выставках, что помогает нашим супервайзерам и их менеджерам. 

Адвокат нашей программы: На наших выставках мы не берем комиссию, но мы просим художников делать пожертвования в пользу программы в зависимости от их продаж (которые не облагаются налогом). Мы можем отследить это в Artwork Archive. Мы можем получить отчет с реальными цифрами в режиме реального времени. 

Сократите административные задачи: Что нам очень нравится, особенно для меняющихся экспонатов, так это то, что художники могут загружать свои работы и изображения прямо в нашу учетную запись Artwork Archive. Это экономит много времени.

Кроме того, когда ответственность за правильность лежит на художнике, он делает это правильно. Как мы делаем это? Я составил руководство в формате PDF, в котором художники проходят через простой процесс. Через Artwork Archive мы предоставляем художникам пароль за несколько недель до шоу. Они представляют художественные работы и информацию через свою онлайн-форму. Команда рассматривает его. Затем мы назначаем эти произведения на выставку, и тогда они доступны для просмотра публикой. Более того, мы можем удалить или изменить выставку, и все это можно сделать в бэкэнде, прежде чем она станет общедоступной. Кроме того, мы можем отвечать на запросы и после продажи в режиме реального времени. 

Сбор средств! Реакция на наши онлайн-выставки была поистине невероятной. Запросы на покупку произведений искусства резко возросли.

Скриншот из виртуального присутствия Winterfest, где вы можете узнать о предмете или купить его. 

Как Artwork Archive помог вам реализовать крупный проект? 

Мы используем Artwork Archive для управления и демонстрации нашей ежегодной выставки Winterfest Craftsman. В этом году у нас есть работы 21 художника. Мы принимаем более 1,500 предметов на сумму 55,000 XNUMX долларов США. Это открытый вызов. Производители должны пройти отбор. 

Вот как мы использовали Artwork Archive для звонка. 

• Художники связались со мной, чтобы подать заявку, и я предоставил им чувствительный ко времени пароль.

• Затем художники загрузили все свои работы для просмотра. 

• Когда Artwork Archive уведомил меня о том, что артист загрузил записи, я добавил представленных исполнителей в название группы (Winterfest). 

• Я создал отчеты в формате PDF обо всех представленных элементах и ​​поделился ими с нашей панелью, и на их основе мы сделали свой выбор.

• Я добавил отобранные работы в коллекцию «Winterfest 2021».

• Затем я создал отчет для каждого выбранного мастера, рассказав им, что мы выбрали и сколько запрошено. 

• Я зарегистрировал инвентарные номера в системе для предметов. 

• Все предметы будут отображаться в нашем общедоступном профиле (после 1 ноября), где покупатели смогут просмотреть все предложения и узнать о покупках.

• И вот теперь мы можем отслеживать продажи и генерировать еженедельные отчеты исполнителю. 

Прежде чем использовать Artwork Archive, все это нужно было делать на разных платформах. Теперь все управляется в одном месте. Кроме того, у нас есть онлайн-представительство!

Наши художники также в восторге от инструментов Artwork Archive. 

Художники в шоке. Им нравится, что мы можем рекламировать их выставку для широкой публики, и люди могут узнать о конкретных экспонатах. Они с удовольствием загружают информацию, потому что знают, что ее увидят. И это касается работ, которые не выставляются.

Какие еще функции Artwork Archive вы считаете полезными?

Вау, их так много. Вот три, которые в первую очередь:

Интерактивная карта: Мы начинаем использовать в общедоступном профиле. Мы не только можем делиться общедоступными произведениями из нашей коллекции, но и эта карта поможет людям найти искусство в наших больших кампусах.

Отслеживание технического обслуживания и расписание: Я включаю рекомендации нашего консерватора в файл . Это было очень полезно недавно, когда мы чистили наш мобильный телефон Колдера; Я сохранил рекомендованное лечение и теперь могу получить к нему доступ, когда мне это нужно. 

У нас есть части, взятые напрокат на других факультетах университета, поэтому сочетание инструмента обслуживания с подсказками помогает мне понять, что в противном случае я мог бы забыть. Я устанавливаю напоминания о том, когда мне нужно продлить кредитный договор или когда нужно вернуть работу. Это также полезно для выставок. Я ввожу даты начала и окончания нашей выставки. Мне нравится, как я могу легко видеть, что будет на неделе.

Arts & Health at Duke использует интерактивную карту, чтобы помочь членам сообщества находить и перемещаться по определенным произведениям искусства в кампусе. 

Удивило ли вас что-нибудь на протяжении всего этого процесса? 

Наше онлайн-присутствие с Artwork Archive оказалось намного успешнее, чем мы думали. Теперь мы трещим по швам. Мы слишком успешны.

Сначала мы изменили нашу систему управления коллекциями, чтобы организовать и продвигать нашу постоянную коллекцию. Но когда мы поняли, что можем использовать его для нашей временной художественной выставки и продавать, все пошло в гору. Мы увеличили наши продажи за такой короткий промежуток времени. Мы постоянно отвечаем на запросы о временных шоу. 

Мы используем сгенерированный из Artwork Archive. Мы показываем QR-коды на видном месте, чтобы люди могли увидеть всю выставку онлайн и поделиться ею с другими. 

На последней выставке, которая у нас была, художник выставил 16 работ, а мы продали 10.. Трое покупателей были не из больницы. У художницы была ссылка на их выставку в Интернете, и она отправила ее по электронной почте профессиональной группе, в которой она состояла. Позже я получил запросы через Artwork Archive: «Я не работаю в Дюке, но могу ли я прийти и посмотреть работы». ?» Так что я встретил их и привел их к произведениям искусства. У нас было несколько покупок за пределами штата. Некоторые из покупателей видели онлайн-выставки, и художники работают напрямую с ними, чтобы отправить работы за пределы штата.

Люди больше реагируют на ссылки на наш архив произведений искусства, чем на наш веб-сайт, потому что это гораздо более динамичная платформа. Мы даже получили запросы, не связанные с нашей программой изобразительного искусства. Мы также получаем отзывы о нашей программе исполнительского искусства через Artwork Archive. 

В общем, мы очень довольны. 

Архив произведений искусства чрезвычайно удобен для пользователя и имеет так много полезных функций, которые уже повысили видимость наших постоянных и меняющихся экспонатов. Прибыльность художников резко возросла с тех пор, как мы внедрили Artwork Archive. И делиться информацией намного проще, чем наша старая система.

Хотите узнать, о чем все волнения?