15 причин, по которым в больничных коллекциях произведений искусства используется архив произведений искусства

Почему Artwork Archive — лучшая онлайн-система управления коллекцией произведений искусства для больниц. 

Растущая коллекция больничных произведений искусства является ценным активом, но это еще одна вещь, над которой нужно работать в и без того беспокойной среде.

К счастью, программное обеспечение Artwork Archive для управления онлайн-коллекциями произведений искусства помогает оптимизировать рабочий процесс. Узнайте, почему такие больницы, как Michigan Medicine, Stanford Children’s Health и Children’s Hospital Colorado, используют файлы . 

1. Облачные инструменты: доступ к вашей коллекции в любом месте

Медицинский персонал редко сидит за своим столом подолгу. Если вы руководите арт-программой, вы находитесь в миллионе мест и бегаете по больнице. Не позволяйте вашей системе управления коллекциями привязывать вас к рабочему столу. 

С помощью облачных инструментов вы можете получить доступ к своим данным из любого места на любом устройстве. Если вы пройдете мимо картины в онкологическом отделении и заметите скол на раме, вы можете вытащить телефон, сфотографировать скол, добавить запись в запись о произведении в своем аккаунте и обратиться к своему реставратору по поводу восстановления рамы. Часто такие вещи забываются, когда вы бегаете с одной встречи на другую. 

Есть система, которая поможет вам работать на лету!

2. Многопользовательский доступ: больше никаких лицензий 

Онлайн-инструменты позволяют сотрудничать. Несколько пользователей могут иметь доступ к информации и возможность редактирования из любого места. Вы не можете сотрудничать с одного компьютера. Дайте коллегам, стажерам, волонтерам, членам правления логины, чтобы вы могли распределять задачи и информацию. 

Вы также можете создавать учетные записи только для просмотра для тех, кому нужно видеть, но не трогать!

3. Отслеживание местоположения: не теряйте произведения искусства

Больницы не маленькие места. Искусство находится во многих кампусах, зданиях, вестибюлях, коридорах и за закрытыми дверями в палатах пациентов и кабинетах врачей. Кроме того, произведения искусства постоянно перемещаются. Остановите свою охоту за предметами искусства. Инструменты отслеживания местоположения позволяют узнать, где находится ваше произведение искусства. 

У вас есть камера хранения? Знайте, что именно внутри, прежде чем подъехать и обыскать ящики и ящики.

Есть произведения искусства на открытом воздухе в парках и садах? Отслеживайте точное местоположение скульптур с помощью GPS-трекинга.

4. Хранение документов: храните информацию в одном месте

Больницы — сложные места. Художественное оформление тоже сложное. Вы не просто покупаете вещь, вешаете ее на стену и сидите сложа руки. У вас есть много вещей, которые нужно систематизировать, например планы этажей, контракты с художниками, списки выставок, заметки об условиях, часы работы волонтеров и т. д. Храните все эти ключевые документы в одном месте.

Загружайте контракты в контакты артиста. Прикрепите планы этажей к записям о местоположении. Записывайте и запоминайте важную информацию, такую ​​как расписание художественных программ, планы лечения от реставраторов и видео с открытий. 

Больше не нужно просеивать папки манилы, искать и открывать несколько папок на рабочем столе, чтобы найти имя художника или изображение картины в холле. Облачные инструменты хранят художественные работы, местоположение, художника и финансовую информацию в одном месте. 

5. Цена: сэкономьте тысячи долларов

Управление коллекцией не требует уничтожения ваших средств. Сэкономьте деньги с помощью системы управления вашей коллекцией произведений искусства, чтобы вы могли распределить эти средства в другом месте. 

Первоклассная технология не должна обходиться в кругленькую сумму, и наши организационные планы в Artwork Archive начинаются всего с .

6. Записи о техническом обслуживании: сохраните свою коллекцию

Произведения искусства подвержены повреждениям в больницах, и дело не только в типичном износе при полировке бронзы и фиксации снятой краски. Консервация может включать замену частей, которые ребенок вытащил из инсталляции в вестибюле, или устранение разрыва, когда каталка качнулась в холст.

С помощью можно отследить, что было сделано, когда, кем и сколько это стоило. Это полезно по многим причинам:

• Сохраните информацию о том, как художник хотел сохранить произведение.

• Создайте запись обработки для каждой детали. Не сомневайтесь через годы. 

• Сохраните планы лечения и рекомендации вашего консерватора. 

• Планирование предстоящей консервации.

• Отслеживайте свой бюджет и обосновывайте увеличение расходов на техническое обслуживание.

Вы также можете создавать отчеты о состоянии для каждой детали, чтобы у вас был базовый уровень для определения приоритетов. На картине может быть трещина, но когда краска начнет подниматься, вам нужно ее устранить!

7. Генерация отчетов: экономия времени

Вы представляете себе мир без почтовых слияний и часов, затрачиваемых на сбор отчетов и разработку презентаций? Хорошие новости: вы можете избавиться от этих задач с помощью . Наши шаблоны помогут вам сэкономить время. С помощью нескольких нажатий кнопки вы можете создавать инвентарные списки, отчеты об обслуживании, финансовые документы, отчеты о пожертвованиях, ярлыки галереи, ярлыки QR-кода для хранения и т. д. 

Нужно представить новую скульптурную комиссию правлению? Быстро создавайте отчет обо всех скульптурах в вашей коллекции для рассмотрения советом директоров. Приводите аргументы в пользу увеличения бюджета на техническое обслуживание? Получите отчет о стоимости обслуживания на сегодняшний день. Общаетесь со своим страховым брокером, бухгалтером или юристом? Имейте всю свою финансовую и страховую информацию, чтобы поделиться. Нужно организовать работы на складе? Нанесите этикетку с QR-кодом на работу в ящике; отсканируйте код и точно узнайте, что внутри.

8. Расписание напоминаний: установите его, чтобы забыть

У вас есть достаточно, чтобы держать в голове, оставьте задачи и сроки Artwork Archive. Мы напомним вам. 

Установите напоминания о сдаче произведений искусства, сроках подачи заявок на грант, консервации, оценках и т. д. Все это живет в рамках расписания. Вы можете синхронизировать эти напоминания с вашим календарем. Кроме того, Artwork Archive будет присылать вам еженедельный список дел каждый понедельник, чтобы помочь вам не отвлекаться от задачи. 

9. Отслеживание выставки: установить происхождение

Есть временные выставки? Работает в кредит? Вы можете отслеживать историю показа вашего искусства в рамках отслеживания выставки. Создайте богатое происхождение ваших работ. 

Вы также можете распечатать этикетки с QR-кодом, чтобы разместить их рядом с вашими произведениями искусства. Это позволяет вашей аудитории узнать больше о произведении искусства без длинных надписей на стенах. При сканировании QR-код перенаправит зрителя на страницу общедоступного профиля произведения искусства. Что такое общедоступный профиль?

10. Общедоступный профиль: продемонстрируйте свою коллекцию

По умолчанию вся ваша информация является конфиденциальной в вашей учетной записи Artwork Archive, но если вы хотите поделиться своей коллекцией, вы можете активировать файл . 

Сделайте информацию доступной для ваших пациентов, их семей, персонала и всех, кто интересуется коллекцией произведений искусства. В вашем общедоступном профиле они могут узнать больше о работах в вашей коллекции — поиск по произведению, художнику, названию коллекции. Взаимодействуйте со своей аудиторией, организовав охоту за мусором или пешеходную экскурсию с

У вас есть информация, которую вы не хотите включать, например цену? Хорошо! Легко выберите, какой информацией вы хотите поделиться, например, местами, чтобы люди знали, где найти эту причудливую скульптуру бронзового медведя.

Используйте раздел «Новости» общедоступного профиля, чтобы делиться специальными событиями и подробностями о своей коллекции. 

И вы можете интегрировать свой общедоступный профиль на свой веб-сайт! Перестаньте дважды вводить информацию. Ваш общедоступный профиль синхронизируется с вашим инвентарем, поэтому, когда вы обновляете свою учетную запись, информация в вашем профиле будет обновляться. Кроме того, вам не нужно быть обязанным вашей ИТ-команде, чтобы обновить страницу вашей художественной программы.

Посмотрите и — две невероятные коллекции.

11. Управление контактами: информация всегда под рукой

С помощью инструментов управления контактами вы можете иметь наготове контактную информацию для художников, реставраторов, кураторов, доноров и т. д.

Отслеживайте, сколько произведений у вас есть от художника. Сохраняйте их биографию с изображениями их работ. Помогите своей команде разработчиков и пополняйте свою коллекцию, внимательно отслеживая своих жертвователей: узнавайте совокупную стоимость их пожертвований, определяйте тенденции пожертвований, планируйте ключевые напоминания. 

Стоите перед мозаикой, в которой не хватает некоторых плиток? Поскольку Архив произведений искусства доступен на вашем телефоне, вы можете сделать снимок и отправить его своему реставратору как можно скорее.

12. Insights: отслеживайте свои инвестиции

Отслеживайте свои покупки и пожертвования. Регистрируйте оценки и автоматически обновляйте рыночную стоимость вашего искусства. Продажа произведений искусства? Добавляйте продажи, создавайте счета и отслеживайте своих покупателей.

так что вы можете быстро получить и показать финансовую информацию заинтересованным сторонам. 

13. Миграция данных: не бойтесь 

Нужно перейти с устаревшей системы? Не позволяйте миграции данных отпугнуть вас от внесения необходимых изменений в программное обеспечение. Artwork Archive перенесет ваши данные за вас. Мы ежедневно помогаем людям переходить из таких систем, как Filemaker, ArtSystems, PastPerfect, Embark. Бесплатный импорт данных предоставляется с каждым тарифным планом организации и значительно экономит ваше время, а также ускоряет работу с новой учетной записью. Вы можете узнать больше в . 

14. Простые инструменты: обучение не требуется

У вас нет времени обучаться работе с системой управления коллекциями! У вас точно нет времени обучать своих коллег. Почему бы не использовать интуитивно понятную систему, в которую можно войти и сразу начать загрузку и доступ к информации?

Некоторые системы управления коллекцией подразумевают обучение, платную техническую поддержку и просто умопомрачительно сложные интерфейсы. Здесь, в Artwork Archive, мы шутим, что наши мощные, но простые в использовании онлайн-инструменты достаточно надежны, чтобы удовлетворить менеджера коллекции, но в то же время достаточно просты для использования стажером. 

15. Планируйте заранее: потому что ваша коллекция произведений искусства переживет вас

У вас есть вся информация о вашей коллекции в вашей голове? Все на бумаге? Нужно ли будет обрабатывать фреску через 10 лет? Подготовьтесь к будущему коллекции произведений искусства и больницы, создав легкодоступные записи для существующих и новых товарищей по команде.

Хотите увидеть наши инструменты в действии?