13 советов, как ускорить процесс аккредитации музеев

Музейный центр Денноса в колледже Северо-Западного Мичигана. Фотография предоставлена ​​Корин Крайзер

Вы впервые подаете заявку на аккредитацию? Ваш музей получает переаккредитацию?

Возможно, вы колеблетесь, стоит ли идти на аккредитацию. Это может быть пугающим процессом. Но очень важно сделать этот шаг, чтобы подтвердить деятельность и влияние вашего музея. Кроме того, финансирование становится намного проще, когда вы аккредитованы! 

Чтобы упростить и упорядочить процесс, мы собрали советы музейных специалистов и . 

Потратьте время на подготовку.

«Не сокращайте время на подготовку. В зависимости от вашего персонала и возможностей, до аккредитации может пройти долгий путь», — рекомендует Джули Харт, Старший директор по стандартам и программам повышения квалификации в . 

Стоит ли тратить время? да. Джули продолжает: «Вы должны соответствовать этим стандартам в любом случае. Это не дополнительно. Все это часть процессов, которыми вы должны заниматься, чтобы быть профессиональным учреждением». 

Заручитесь поддержкой высшего руководства.

Аккредитация — длительный процесс. Некоторым требуется четыре-пять лет от начала до конца. Крейг Хэдли, исполнительный директор и главный куратор , призывает вас донести ценность аккредитации до высшего руководства, чтобы у вас была поддержка на протяжении всего процесса. 

«Начните с вице-президента по академическим вопросам и других старших руководителей. Создайте бай-ин. Укрепляйте доверие», — рекомендует Крейг. 

Репутация важна для академических учреждений. Аккредитация демонстрирует, что вы соблюдаете передовой опыт, и повышает репутацию ваших программ. Это показывает вашему родительскому учреждению, что вы находитесь на схожей траектории. Это доказывает, почему аккредитация важна именно для вашего музея. 

Есть несколько способов получить аккредитацию от родительского учреждения. 

• Аккредитация делает ваше учреждение более конкурентоспособным для получения грантов. Крейг разделяет мнение, что деканам, проректору и финансовому отделу приятно это слышать.
• Аккредитация также делает вас более привлекательным для доноров. Они захотят отдать в профессиональные институты. 
• Аккредитация помогает улучшить вашу философию и практику преподавания. Студенты могут получить кредиты и опыт при работе с аккредитованными учреждениями. 
• Это повышение доверия к сообществу. Вы будете полезным ресурсом для музейных профессионалов и другие музеи в вашем районе. 

Согласуйте со стратегическим планом вашего вышестоящего учреждения.

Поймите, где находится ваше головное учреждение в своем стратегическом плане. Они собираются приступить к новому? Подумайте о графике работы вашего родительского учреждения и о том, что имеет смысл в отношении вашего музея. Время может быть идеальным для вашего музея, чтобы получить аккредитацию. 

Знайте, когда собирается Попечительский совет. 

Обычно Совет собирается два раза в год. Кэти Ли-Ковен, исполнительный директор и главный куратор , рекомендует поговорить с офисом вашего президента, чтобы вы могли включиться в повестку дня. 

Почему? Скорее всего, у вас будет Кодекс этики или иные документы, которые должны быть утверждены Попечительским советом. Вы не хотите пропустить встречу, а затем ждать еще шесть месяцев, чтобы начать или продвинуться вперед в процессе аккредитации. 

Привлечь всех сотрудников музея.

Скорее всего, у вас есть сотрудники, которые никогда не проходили процесс аккредитации. Для каждого есть кривая обучения, и важно задействовать весь персонал.  

Кэти попросила своих сотрудников проверить каждый документ, используемый для аккредитации. «Это важная возможность для сотрудников узнать все о нашем музее, — делится Кэти. Она создала общую папку с основными документами. Таким образом, все могли работать над документами вместе и гарантировать, что они работают над правильной версией документов. 

Поговорите с людьми на объектах. 

Кэти также рекомендует связаться с людьми, которые контролируют системы безопасности в вашем учреждении. Таким образом, они понимают, почему существуют определенные ограничения и контроль доступа к системе вашего музея. Доступ будет не у всех. 

То же самое касается персонала ОВиК. Вы захотите связаться с ними, чтобы они поняли, как решать такие проблемы, как проблемы с влажностью. Произведения искусства требуют особого климата.  

Вид установки, Мир моими глазами: Празднование наследия Бена Шана, Галереи Университета Уильяма Патерсона, 2019 г.

Заранее приведите в порядок основные документы.

Чтобы иметь право на аккредитацию, вы должны просмотреть и проверить свои основные документы. Основные документы имеют решающее значение для процесса, поскольку они демонстрируют, что ваше учреждение наличие основных профессиональных музейных политик и планов.

Вы получаете выгоду от этого процесса во многих отношениях. Во-первых, вы получите отзывы о своих политиках и планах. И у вас будет структура, которая поможет вам принимать правильные и последовательные решения. Документы по управлению рисками позволяют вашему учреждению реагировать на кризисы, такие как стихийные бедствия и даже недавняя пандемия COVID.

Что такое основные документы?

Джули из AAM предупреждает, что «Документы, которые мы теперь называем Базовыми документами, были теми, которые, как мы обнаружили при рассмотрении заявки музея на аккредитацию, имели самые слабые стороны. Вот почему мы создали процесс их рассмотрения и проверки, прежде чем вы сможете подать заявку на аккредитацию. Они сложны и требуют много времени для создания, но невероятно важны».

Здесь, в , мы можем помочь с Политикой управления коллекциями. Наша платформа позволяет записывать и извлекать важные данные в соответствии с основными стандартами управления коллекциями AAM.

Позвольте нашей команде специалистов по управлению коллекциями помочь — свяжитесь с нами.

Ветеринарные документы с экспертами. 

«Когда я поступил в свое учреждение, наша политика управления коллекциями состояла всего из двух страниц — 500 слов. Теперь у нас есть менеджер по коллекциям, но когда мы начали процесс аккредитации, у нас его не было, поэтому я написал политику управления коллекциями. Имею опыт кураторства. Я не регистратор. Было хорошо иметь кого-то, кто является экспертом по документам, чтобы проверить это». Кристен Евангелиста, директор

При создании юридических документов сотрудничайте со своим юридическим офисом. Получите их отзывы о документах, прежде чем делиться ими с Советом директоров. Вы хотите проверить документы, чтобы не было сюрпризов. 

Подать заявку на участие в программе оценки музеев.

На недавней конференции Ассоциации академических музеев и галерей (AAMG), посвященной аккредитации небольших музеев, все участники рекомендовали подать заявку на участие в Программе оценки музеев (MAP). предлагает ААМ. Многие музеи пользуются годовой программой для подготовки к проверке основных документов, аккредитации или повторной аккредитации.

Путем самооценки и консультативного экспертного обзора и при посещении объекта MAP анализирует сильные и слабые стороны вашего музея, а также возможности. Вы также разрабатываете дорожную карту для улучшения операций и соответствия стандартам. 

Кристен делится своим процессом:

«Во время MAP мы определили области, которые нуждаются в улучшении. Мы также определили области, которые нуждаются в финансировании. Мы обнаружили, что многое из этого было сосредоточено на управлении коллекцией. Затем мы подали заявку на финансирование. И наша заявка была более конкурентоспособной, потому что у нас был рецензент, который рекомендовал следующие шаги управления».

MAP предлагает пять различных оценок: организация, управление коллекциями, образование и интерпретация, взаимодействие с сообществом и аудиторией, а также лидерство в совете директоров. 

В дополнение к обычному опыту MAP, AAM предлагает уникальную возможность. Если ваш музей прошел оценку MAP в течение 2012–2018 годов, вы можете подать заявку на оплачиваемое последующее посещение с вашим первоначальным рецензентом. Заявки принимаются с 15 июля 2020 г. по 31 июля 2020 г. Подать заявку можно .

Получите максимум удовольствия от посещения сайта.

После того, как вы завершите самостоятельную работу, вы получите запланированное посещение сайта рецензентами. Визитная комиссия состоит из двух человек, и они останутся в любом месте от полутора до трех дней. Визитная комиссия составляет отчет для Аккредитационной комиссии. 

Кэти рекомендует предоставить визитной комиссии богатый опыт, чтобы они могли лучше понять ваше учреждение. Подумайте о том, что происходит в вашем музее во время их визита. Дайте им возможность наблюдать. Не планируйте, когда вы закрыты — в понедельник или в связи с деинсталляцией. 

Кэти также разделяет важность эффективной работы в условиях ограниченного времени: «Я не показывала им все вокруг. Я попросил других сотрудников ходить с ними по кругу, чтобы они услышали мнение других людей». 

Не беритесь за проекты в последнюю минуту.

Непосредственно перед посещением сайта сейчас не время ставить перед собой задачи в последний момент в вашем списке дел, такие как замена ковра, картинные галереи. Но «Да, наведите порядок. Создайте пространство, через которое рецензентам будет легко пройти», — призывает Джули. 

Следите за своими произведениями искусства в кампусе, в аренде и на хранении с помощью .

Подумайте о местах, которые вы часто забываете.

Подумайте о хранении ваших коллекций и подвале. «Они будут искать везде», — делится Джули. 

Вы уже будете знать, что находится на складе и в каком состоянии, если будете использовать инструменты отслеживания местоположения и отчетов о состоянии.

Делайте это по одному шагу за раз.

«Процесс аккредитации пугает, но вы можете делать шаги на этом пути. Вы можете облегчить свой путь к этому», — делится Кристен.

Один из важных шагов — убедиться, что у вас есть инструменты для выполнения процесса аккредитации. Есть ли у вас фонд для поддержки ваших коллекций? 

Artwork Archive уже десять лет помогает небольшим и средним музеям организовывать, управлять и демонстрировать свои коллекции.

.